GOST 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Kľúčové body

GOST 6.10.4-84

Skupina T54

MEDZIŠTÁTNY ŠTANDARD

Jednotné systémy dokumentácie

DÁVANIE PRÁVNEJ PLATNOSTI DOKUMENTOM NA MÉDIÁCH STROJA
A STROJOVÝ GRAM VYTVORENÝ PROSTREDNÍCTVOM
VÝPOČTOVÉ INŽINIERSTVO

Kľúčové body

jednotné systémy dokumentácie. Udelenie
právnu silu dokumentov o softvéri a strojového záznamu
vytvorené počítačmi. generál

Vyhláškou Štátneho výboru pre normy ZSSR z 9. októbra 1984 N 3549 bolo obdobie zavedenia stanovené od 1.7.

ZNOVU VYDANIE

Táto norma ustanovuje požiadavky na skladbu a obsah podrobností, ktoré dávajú právnu platnosť dokumentom na strojovom nosiči a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou, ako aj postup pri vykonávaní zmien v týchto dokumentoch.

Táto norma je povinná pre všetky podniky, organizácie a inštitúcie (ďalej len organizácie), ktoré vykonávajú výmenu informácií o dokumentoch na strojovom médiu a strojových záznamoch.

Na základe tohto štandardu môžu byť vyvinuté priemyselné štandardy a podnikové štandardy, berúc do úvahy zvláštnosti používania dokumentov na strojovom médiu a strojového programu medzi organizáciami aj pri priamom použití v organizácii.

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Dokument na strojovom médiu musí byť zaznamenaný, vyrobený a označený v súlade s požiadavkami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 a informácie sú kódované v súlade s All-Union klasifikátory technických a ekonomických informácií. Pri absencii potrebných informácií v celoúniových klasifikátoroch je povolené používať kódy registrovaných medzisektorových a sektorových klasifikátorov.
______________
* Na území už neplatí Ruská federácia.

1.2. Strojový záznam musí byť vytvorený s prihliadnutím na požiadavky štátne normy o jednotných systémoch dokumentácie.

1.3. Doklad na strojovom médiu a strojový gram by sa mal použiť len vtedy, ak existujú príslušné rozhodnutia ministerstiev a rezortov.

1.4. Preprava (prenos, zasielanie atď.) dokumentu na strojovom médiu a strojového záznamu sa musí vykonať so sprievodným listom vyhotoveným v súlade s GOST 6.38-90 *. V prílohe je vzor sprievodného listu.
______________
GOST R 6.30-97** (ďalej).

** Na území Ruskej federácie platí GOST R 6.30-2003. - Poznámka "KÓD".

1.5. Dokument na strojovom médiu a strojovo čitateľný dokument nadobúdajú právoplatnosť po splnení požiadaviek tejto normy a podpísaní sprievodného listu.

1.6. Záznam dokumentu na strojové médium a vytvorenie strojového záznamu by malo byť založené na údajoch zaznamenaných v originálnych (primárnych) dokumentoch prijatých komunikačnými kanálmi z automatických záznamových zariadení alebo v procese automatizovaného riešenia problémov.

1.7. Na žiadosť užívateľskej organizácie sa pre vizuálnu kontrolu dokumentu vytvoreného na strojovom médiu prevedie do podoby čitateľnej pre človeka rôznymi technické prostriedky zobrazenie údajov (displeje, tlačové zariadenia a pod.).

2. POŽIADAVKY NA PODROBNOSTI DOKUMENTOV O NOSIČE STROJA A GRAMÁCH STROJA VYTVORENÝCH POČÍTAČOVÝM ZARIADENÍM

2.1. Dokument na strojovom médiu alebo strojopis musí obsahovať tieto povinné údaje:

názov organizácie - tvorca dokumentu;

umiestnenie organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa;

názov dokumentu;

dátum vyhotovenia dokumentu;

kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokladu na strojovom nosiči alebo strojnom grame alebo spravidla kód osoby, ktorá doklad schválila.

Poznámka. Rozhodnutím ministerstiev a rezortov je povolené používať ďalšie podrobnosti k jednotlivým dokladom na nosiči stroja a strojopisu (telefónne číslo, ďalekopis, funkcia a priezvisko osoby, ktorá má právo osvedčovať doklad zaznamenaný na nosiči stroja). a machinegram atď.), ktoré odrážajú špecifiká tvorby, používania a prenosu týchto dokumentov.

2.2. Povinné podrobnosti dokumentu na strojovom médiu by mali byť umiestnené tak, aby vám umožnili jednoznačne identifikovať podrobnosti.

2.3. Povinné údaje strojopisu by mali byť vytlačené a umiestnené v súlade s požiadavkami štátnych noriem pre jednotné systémy dokumentácie.

2.4. Nevyhnutné „Názov organizácie – tvorca dokumentu“ musí byť napísané v tomto tvare: identifikačný kód podľa Celoúniového klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO) * a názov organizácie. Môžu sa použiť zavedené skratky.
__________________
* Tento atribút musí byť prepojený s požiadavkami GOST 6.38-90.


Pre organizácie, ktoré nemajú práva právnická osoba, mali by ste uviesť kód OKPO organizácie, ktorej sú podriadení.

2.5. Požiadavka „Miesto organizácie – tvorca dokumentu“ musí byť napísaná v tomto tvare: identifikačný kód podľa celozväzového klasifikátora „Systém označovania objektov administratívno-územného členenia ZSSR a zväzových republík, ako aj osady“ (SOATO) a názov osady, v ktorej sa organizácia nachádza .

2.6. Požadovaný „Názov dokumentu“ musí byť napísaný v tomto tvare: identifikačný kód a názov formy dokumentu podľa celozväzového klasifikátora riadiacich dokumentov (OKUD) * pre dokumenty celoúnijného účelu alebo pobočky. (rezortný), republikový klasifikátor riadiacej dokumentácie - pre odvetvové (rezortné), republikové formulárové dokumenty.
______________
* Na území Ruskej federácie platí OK 011-93.

2.7. Atribút "Dátum vyhotovenia dokumentu" musí byť zaznamenaný v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90 a je uvedený čas zaznamenania dokumentu, čo umožňuje jeho identifikáciu so strojovým protokolom.

2.8. Nevyhnutný „Kód osoby zodpovednej za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe“ alebo „Kód osoby, ktorá dokument schválila“ musí byť napísaný v tvare: identifikačný kód a funkcia, priezvisko osoba zodpovedná za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom programe alebo osoba, ktorá dokument schválila. Vlastníctvo kódu konkrétnou osobou musí byť zaregistrované v organizácii, ktorá dokument vytvorila na strojovom médiu alebo ktorá vyrobila strojový záznam, a musia byť vytvorené technické, softvérové ​​nástroje a organizačné podmienky vylučujúce možnosť použitia cudzích kódov.

2.9. Organizácie, na ktoré sa vzťahujú osobitné ustanovenia, musia uviesť podrobnosti uvedené v odsekoch. 2,4; 2.5 v súlade s pravidlami týchto ustanovení.

2.10. Postup pri výbere, prijímaní do úschovy a vydávaní spotrebiteľom dokladov na strojovom médiu a strojových záznamoch, ich rušení a ničení stanovujú ministerstvá a rezorty.

3. ORIGINÁL, DUPLIKÁTY, KÓPIE DOKUMENTU NA MÉDIÁCH STROJA A GRAMÁCH STROJA

3.1. Originály, duplikáty a kópie dokumentu na strojovom médiu a strojové záznamy získané štandardným softvérom tohto počítačového komplexu majú rovnakú právnu silu, ak sú vyhotovené v súlade s požiadavkami tejto normy.

3.2. Originál dokumentu na strojovom nosiči je prvý záznam dokumentu na strojovom nosiči, ktorý obsahuje označenie, že tento dokument je originál.

Originál strojopisu je prvá počítačom vytlačená kópia dokumentu na papieri a obsahuje označenie, že tento dokument je originál.

3.3. Všetky duplikáty dokumentu na strojovom médiu sú v neskoršom čase autentické v záznamoch obsahu dokumentu na strojovom médiu a obsahujú označenie, že tieto dokumenty sú duplikáty.

Všetky duplikáty strojopisu sú neskôr v čase, autentické v obsahových výtlačkoch na papieri, ktoré obsahujú označenie, že ide o duplikáty.

3.4. Kópie dokumentu na strojovom nosiči alebo strojopis sú dokumenty prepísané z originálu alebo duplikátu dokumentu na strojovom nosiči alebo strojopisu na iný nosič informácií, obsahovo autentické a obsahujúce označenie, že ide o kópie.

Duplikáty a kópie musia obsahovať povinné údaje obsiahnuté v originálnom dokumente na strojovom médiu alebo strojovom programe.

Na písacom stroji, ktorý je kópiou dokumentu na strojovom nosiči, musí byť navyše pečiatka alebo pečiatka organizácie, ktorá dokument previedla do podoby čitateľnej pre človeka, potvrdzovací nápis a príslušné podpisy.

4. POSTUP PRI ZAVEDENÍ ZMIEN DO DOKUMENTU O NOSIČE STROJA A NOSITEĽSKEJ GRAMME

4.1. Pôvodný dokument na strojovom médiu môže meniť len organizácia - tvorca dokumentu s povinnou evidenciou obsahu a dôvodu zmien a osoba zodpovedná za vykonané zmeny.

Evidenciu zmien vykonáva organizácia – tvorca záznamu dokumentu.

4.2. Ak sa v pôvodnom strojovom programe vykonajú zmeny, musia sa v ňom uviesť dôvody zmien, dátum a čas ich zavedenia, funkcia a podpis úradníka, ktorý zmeny vykonal, a jeho prepis.

4.3. Organizácia - tvorca pôvodného dokumentu na strojovom nosiči alebo strojopise je povinná oznámiť organizáciám - používateľom dokumentu všetky zmeny zaslaním sprievodného listu, ktorý obsahuje informáciu o zmenách a obsahuje spolu s uvedením požadované podrobnosti v súlade s odsekom 2.1, tieto informácie:

uvedenie dôvodu zmeny;

čas zmeny;

podpis úradníka.

V prípade potreby môže sprievodný list obsahovať pečiatku alebo pečiatku organizácie, ktorá vytvorila pôvodný dokument na strojovom médiu alebo strojovom programe.

4.4. Zmeny duplikátu (kópie) dokumentu na strojovom médiu alebo mashinogramu v držbe používateľa sa vykonávajú len na základe oznámenia organizácie, ktorá dokument na strojovom médiu alebo mashinograme vytvorila.

4.5. Zmenený pôvodný dokument, ako aj duplikát a kópie zmeneného dokumentu zostávajú v platnosti, ak sú zmeny vykonané v súlade s požiadavkami tejto normy.

DODATOK (odkaz). VZOR PRÍVODNÉHO LISTU

DODATOK
Odkaz

V súlade s dohodou zo dňa 25.12.1984 Vám zasielam podklady na strojových nosičoch s nasledovnými informáciami:

Aplikácia: magnetická páska - 3.

Poznámka. Sprievodný list je napísaný na hlavičkovom papieri organizácie v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90.

Text dokumentu je overený:
oficiálna publikácia
Jednotné dokumentačné systémy: Sat.GOSTov. -
M.: Vydavateľstvo noriem IPK, 2001

GOST 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Kľúčové body

GOST 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Udelenie právnej moci dokumentom na nosiči stroja a strojového záznamu vytvoreného výpočtovou technikou. Kľúčové body

jeden?. Pojem „právna sila dokumentu“, jeho konsolidácia v štátnej norme.

GOST 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície". Právna sila listina je vlastnosť úradnej listiny, ktorú jej priznáva súčasná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal, a ustanovený postup registrácie.

2?. Informácie o forme dokumentu. Obsah dokumentu, jeho záväznosť. Zloženie osvedčenia dokumentov: schválenie, podpis, pečať.

Aby bol dokument platný, musí byť:

Správne zarámované;

Neodporujte obsahu súčasnej právnej úpravy;

Byť zverejnený organizáciou, ktorá je na to oprávnená.

Absencia potrebných údajov alebo ich nesprávne vyhotovenie môže viesť k tomu, že dokument nebude mať právnu silu (napríklad chýba podpis alebo dátum). Ak neobsahuje názov textu alebo poznámku o umelcovi, povedie to len k určitým ťažkostiam pri práci s dokumentom, ale neovplyvní to jeho právny význam.

Právna sila dokumentu je zabezpečená súborom podrobností stanovených pre každý typ dokumentu - povinné prvky formalizácie úradného dokumentu. Hlavným dokumentom, ktorý stanovuje zloženie podrobností a požiadavky na ich vykonanie, je GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie". Povinné náležitosti zabezpečujúce právnu silu dokumentov sú:

Názov organizácie (oficiálny) - autor dokumentu;

Názov typu dokumentu;

Dátum dokumentu;

Evidenčné číslo;

Pečiatka schválenia dokumentu;

Podpis;

Aj podľa niektorých zdrojov: schvaľovacie vízum, značka na overení kópie, referenčné údaje o organizácii.

Podpis je povinnou náležitosťou akéhokoľvek dokumentu; úradník, ktorý podpisuje dokument, preberá zodpovednosť za pravosť dokumentu a za všetkých možné následky vyhotovenie dokumentu.

Dátum dokumentu- jeden z najdôležitejších detailov dokumentu. Absencia dátumu na doklade ho robí neplatným.

Tuleň- právne významná náležitosť, používa sa na osvedčenie podpisu úradníka na najdôležitejších (alebo finančných) dokumentoch.

Schvaľovacia pečiatka- niektoré dokumenty nadobúdajú právnu platnosť až od momentu, keď ich schváli vedúci alebo vyšší orgán.

Evidenčné číslo je dodatočnou zárukou pravosti dokumentu. Označuje, že dokument prešiel všetkými fázami spracovania, je zaregistrovaný a je teda oficiálnym dokumentom podniku.

Legislatívny a regulačný rámec pre správu osobných záznamov

Štruktúra legislatívneho a regulačného rámca pre správu osobných záznamov:
1. Zákony Ruskej federácie.
2. Dekréty prezidenta Ruskej federácie, uznesenia vlády Ruskej federácie; Metodické dokumenty organizácií, miestnymi orgánmi výkonná zložka pre personálny manažment.
3. Normatívne akty Štátnej normy Ruskej federácie, ministerstiev, rezortov, federálnych výkonných orgánov.

Pracovná a dôchodková legislatíva o povinnosti dokladovať prácu s personálom.

· Zákonník práce Ruskej federácie. Toto je základný zákon, ktorým by sa mala riadiť práca personálneho špecialistu v akejkoľvek organizácii. Normy Zákonníka práce upravujú postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, organizáciu ich pracovného času a času odpočinku, platobné podmienky mzdy poskytuje zamestnancom rôzne benefity a kompenzácie.

· Kvalifikačný adresár pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov (Schválené výnosom Ministerstva práce Ruskej federácie z 21. augusta 1998 č. 37 (v znení z 20. apríla 2001): jeden z úradné povinnosti vedúci personálneho oddelenia má zabezpečiť vyhotovenie dokladov o dôchodkovom poistení, ako aj ich predloženie orgánu sociálneho zabezpečenia. Pravidlá podávania žiadostí o dôchodok, prideľovania dôchodku a prepočítavania sumy dôchodku, prechodu z jedného dôchodku na druhý v súlade s federálnymi zákonmi „o pracovných dôchodkoch v Ruskej federácii“ (zo dňa 17. decembra 2001 č. 173-FZ ) a Zákon o štátnom dôchodkovom zabezpečení v Ruskej federácii( zo dňa 15. decembra 2001 č. 166-FZ) (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska a Dôchodkového fondu Ruskej federácie zo dňa 27. februára 2002 č. 17 / 19pb; registrované Ministerstvom spravodlivosti Ruska dňa 31. mája 2002 (reg. č. 3491); uverejnené v " Ruské noviny"za 05.06.2002).

Predkladanie personálnej dokumentácie pri výkone dozornej a kontrolnej činnosti orgánmi Federálneho inšpektorátu práce, inými federálnymi a verejnými orgánmi dozoru a kontroly; orgány činné v trestnom konaní.

・Podľa predpisov Zákonník práce Ruskej federácie, štátny inšpektorát práce je oprávnený vykonávať dohľad a kontrolu nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov zamestnávateľmi. Štátni inšpektori práce majú široké práva pri výkone dozoru a kontroly, majú právo slobodne navštevovať organizácie všetkých organizačných a právnych foriem a foriem vlastníctva, ako aj zamestnávateľov – fyzické osoby, požadovať od zamestnávateľov a ich zástupcov doklady, vysvetlenia, informácie potrebné na vykonávanie funkcií dohľadu a kontroly.

· Federálny zákon Ruskej federácie z 27. júla 2006 č. 149-FZ „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“. Na základe tohto zákona je postavená všetka práca personálnej služby s osobnými údajmi zamestnancov. Rozhoduje sa napríklad o tom, ako budú spracované a kde budú uložené informácie prijaté od zamestnanca pri jeho nástupe do práce.

· Zákon Ruskej federácie z 29. júla 2004 č. 98-FZ „O obchodnom tajomstve“. Ustanovuje zoznam informácií, ktoré môžu byť obchodným tajomstvom organizácie, zoznam zamestnancov, ktorí k nim majú prístup, postup pri oboznamovaní sa s tajnými údajmi a zodpovednosť za šírenie dôverných informácií.

· Zákon Ruskej federácie zo 17. júla 1999 č. 181-FZ "O základoch ochrany práce v Ruskej federácii". Ustanovenia tohto dokumentu vám umožňujú kompetentne vybudovať systém ochrany práce v organizácii. Ak sa zistí porušenie pravidiel ochrany a bezpečnosti práce, inšpektor práce privedie vinníkov na administratívnu zodpovednosť.

· Zákon Ruskej federácie z 8. augusta 2001 č. 134-FZ "O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dohľade)". Zákon dáva predstavu o právach a povinnostiach zamestnávateľa pri vykonávaní rôznych kontrol v organizácii. Zákon napríklad odkazuje na dokumenty, ktoré má zamestnávateľ právo požadovať od inšpektora, keď sa objaví v organizácii, právo zástupcu spoločnosti byť osobne prítomný pri kontrole a ako sa organizácia môže odvolať proti neuspokojivým výsledkom. inšpekcie.

Právna sila dokumentu je zabezpečená súborom náležitostí stanovených pre každý typ dokumentu a vyhotovením na tlačive, ktoré zodpovedá štandardu.
Je potrebné mať na pamäti, že rôzne dokumenty pozostávajú z rôzneho súboru podrobností a pri zostavovaní jedného dokumentu nemusíte použiť všetky podrobnosti opísané v GOST. Niektoré náležitosti sa navzájom vylučujú, napríklad požiadavka „Referenčné údaje o organizácii“ je uvedená iba písmenami, zatiaľ čo „Názov typu dokumentu“ nie je napísaný na hlavičkovom papieri. V procese prípravy a spracovania dokumentov možno skladbu povinných náležitostí doplniť o ďalšie náležitosti, ak si to účel dokumentu, jeho spracovanie vyžaduje. K jednotným formulárom dokumentov môžete pridať ďalšie podrobnosti. Napríklad vo forme príkazov na prijatie a prepustenie zamestnancov pridajte údaje „podpis vedúceho personálneho oddelenia“, „podpis priameho nadriadeného“. Odstránenie jednotlivých detailov z jednotných formulárov však nie je povolené.
Zloženie detailov, charakterizujúce konkrétny dokument, je určená účelmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu, spôsobom dokumentácie.
Hlavnými dokumentmi, ktoré stanovujú zloženie podrobností a požiadavky na ich vykonanie, sú GOST R 6.30-2003, Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477

Tieto dokumenty ustanovujú nasledovné náležitosti, ktoré sa používajú pri príprave a vykonávaní organizačných a administratívnych dokumentov - uznesení, príkazov, príkazov, listov, protokolov, úkonov a iných dokumentov obsiahnutých v OK 011-93 (OKUD):
Kód formulára dokumentu a zapisuje sa podľa celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie (OKUD). OKUD je neoddeliteľnou súčasťou Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálne informácie a zahŕňa jednotné dokumentačné systémy a formy dokumentov povolené na použitie v národnom hospodárstve.
Znak alebo ochranná známka organizácie(servisná značka) sa umiestňuje na hlavičkovom papieri organizácie v súlade so stanovami (predpismi o organizácii).
Kód organizácie(OKPO) sú pripevnené podľa celoruského klasifikátora podnikov a organizácií.
OGRN- hlavné štátne registračné číslo právnickej osoby je umiestnené v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi.
TIN/KPP- identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovým úradom.
Názov spoločnosti, ktorý je autorom dokumentu, musí zodpovedať názvu uvedenému v jeho zakladajúcich dokumentoch. Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov av prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje). Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) sa umiestňuje pod alebo za celým menom. Názvy organizácií subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština) majú štátny jazyk subjektov Ruskej federácie, sú vytlačené v dvoch jazykoch.
Uvádza sa názov pobočky, územného pracoviska, zastúpenia, ak je autorom dokumentu, a umiestňuje sa pod názvom organizácie.
Referenčné informácie o organizácii zahŕňajú vrátane: poštovej adresy; telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (čísla faxu, telexové čísla, bankové účty, e-mailová adresa).
Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou musí byť určený stanovami (predpismi o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje OKUD (trieda 0200000). Napríklad „Pravidlá vnútorných pracovných predpisov“, „ popis práce».
Dátum dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre protokol - termín stretnutia (rozhodovania), pre úkon - dátum udalosti.
Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jediný) dátum.
Povolený dva spôsoby formátovania dátumu dokumentu: číselný alebo slovno-číselný.
Pri digitálnej metóde je dátum dokumentu zostavený arabskými číslicami v poradí:
deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sú vyznačené dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok - štyri arabské číslice.
Napríklad dátum 5. február 2011 zapíšte nasledovne: 02/05/2011.
Je povolené formátovať dátum v poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad 2011.02.05.
Tento spôsob evidencie dátumu je široko používaný v archívoch – dátumy na policiach, šanónoch a iných dokumentoch sa píšu v „opačnom“ poradí.
Pri slovno-numerickej metóde je potrebné zostaviť dátum: 05.02.2011.
Evidenčné číslo dokladu je z jej poradového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index prípadu podľa nomenklatúry prípadov, údaje o korešpondentovi, účinkujúcich.
Evidenčné číslo dokumentu zverejneného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí autorov v dokumente.
Evidenčné číslo dokumentu sa prideľuje na základe zápisu vykonaného v príslušnom registračnom formulári.

Existujú nasledujúce typy registračných formulárov:

Registračné a kontrolné karty (RKK);

Registračné denníky (knihy);

Obrazovkové formuláre (pri použití výpočtovej techniky).

Formy niektorých časopisov a kníh schvaľujú úradné orgány. Napríklad forma účtovnej knihy pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim bola schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vyplnenie pracovné knihy“.
Ale väčšina foriem vyvinuté podľa vlastného uváženia zamestnávateľ. Formuláre dokumentov nájdete vo vyššie uvedených dokumentoch.

Nezaevidovaný doklad nemá právnu silu!!!
Odkaz na registračné číslo a dátum dokument obsahuje registračné číslo a dátum dokumentu, na ktorý je potrebné odpovedať. Tento atribút je povinný pre písmená.
Miesto kompilácie alebo vydania dokumentu sú uvedené, ak je ťažké ich určiť podľa údajov „Názov organizácie“ a „Referenčné údaje o organizácii“. Miesto zostavenia alebo uverejnenia sa uvádza s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné členenie, možno použiť len všeobecne akceptované skratky.
adresát môžu to byť organizácie, ich štrukturálne jednotky, úradníci alebo jednotlivci. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi sa iniciály uvádzajú pred priezviskom.
Názov organizácie a jej štrukturálnej jednotky je uvedený v nominatívnom prípade. Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade.
Napríklad:
generálnemu riaditeľovi
JSC Parus
V.A. Laptev
alebo

LLC "Mayak"
účtovníctvo
Hlavný ekonóm
V.M. Kochetová

Dokument by nemal obsahovať viac ako štyroch príjemcov. Slovo „Kópia“ pred druhým, tretím, štvrtým adresátom sa neuvádza. Pri väčšom počte príjemcov sa zostavuje mailing list dokumentu.
Požadovaná „Adresa“ môže zahŕňať poštovú adresu. Prvky poštovej adresy sú uvedené v poradí stanovenom pravidlami poskytovania poštových služieb.
Pri adresovaní dokumentu organizácii sa uvádza jej názov, potom poštová adresa, je tiež povolené vycentrovať každý riadok atribútu „Adresa“ vzhľadom na najdlhší riadok.

Napríklad:

vládna agentúra
Všeruský výskum
Ústav dokumentovej vedy a archívnictva
Profsoyuznaya ul., 82, Moskva, 117393
Pri adresovaní dokumentu fyzickej osobe uveďte priezvisko a meno, priezvisko príjemcu, potom poštovú adresu,

Napríklad:

Abramov Oleg Pavlovič
sv. Sadovaya, d. 5, apt. 12,
Lipki, región Tula, 301264
Pri súčasnom adresovaní dokumentu organizácii a jednotlivcovi („v kópii“) by adresa mala byť vydaná podľa príkladu:
Ministerstvo vnútra Moskovskej oblasti
St. Petersburg
Vedúci oddelenia
S. M. Titov
Sviridov Petr Alekseevič
sv. Portovaya, d.82, apt.17
Lomonosov
Leningradská oblasť, 196754
Pečiatka schválenia dokumentu- náležitosť úradného dokumentu, ktorá dáva jeho obsahu normatívny alebo právny charakter. Schválenie dokumentu je osobitný spôsob uvedenia dokumentu do platnosti, ktorý povoľuje jeho distribúciu určitému okruhu organizácií, úradníkov a občanov.
Dokument možno schváliť dvoma spôsobmi:
úradník (úradníci);
špeciálne zverejnený dokument.
Oba spôsoby schválenia majú rovnaký právny účinok.
Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu.
Pri schvaľovaní dokumentu úradníkom musí schvaľovacia pečiatka pozostávať zo slova SCHVÁLUJEM (bez úvodzoviek), titulu osoby, ktorá dokument schvaľuje, jeho podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia.

Napríklad

SCHVÁLIŤ
CEO
CJSC "Scarlet Sails"
Osobný podpis I.S. Sergeev
12.01.2011
V atribúte „Schvaľovacia pečiatka“ dokumentu je povolené vycentrovať prvky vzhľadom na najdlhší riadok.

Napríklad

SCHVÁLIŤ
CEO
Porcelánová továreň CJSC Lomonosov
Osobný podpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.
Pri schvaľovaní dokumentu uznesením, rozhodnutím, príkazom, protokolom sa schvaľovacia pečiatka skladá zo slova SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ alebo SCHVÁLENÉ), názvu schvaľovacieho dokumentu v inštrumentálnom prípade, jeho dátumu, čísla.

Napríklad

SCHVÁLENÉ
Rozhodnutím valného zhromaždenia
akcionárov zo dňa 15.09.2010 č.14
alebo
SCHVÁLENÉ
Príkaz predsedu
banková rada
zo dňa 01.02.2011 č.12
Pečiatka schválenia sa nenachádza na každom dokumente.

Vzorový zoznam dokumentov na schválenie.
Úkony (obhliadky a revízie; preberanie dokončených stavebných objektov, zariadení; odpisy; skúšky, prevod vecí; likvidácia organizácií, inštitúcií, podnikov a pod.).
Zmluvy (o vykonaní práce, materiálno-technickej dodávke, nájme priestorov; o dodávkach, zmluvách, vedecko-technickej spolupráci, zodpovednosti a pod.).
Zadania (na projektovanie zariadení, technických stavieb, investičnú výstavbu; na výskumné, projektové a technologické práce; technické atď.)
Pokyny (pravidlá) - (oficiálne; kancelárska práca; bezpečnosť; interné pracovné predpisy atď.)
Normy (spotreba surovín, materiálov, elektriny, technologické prevedenie, počet zamestnancov a pod.)
Správy (o výrobnej činnosti, služobných cestách, výskumných prácach atď.)
Zoznamy (pozície pracovníkov s nepravidelným pracovným časom; podniky, na ktoré sa vzťahujú určité výhody; štandardné dokumentačné materiály vytvorené v činnosti ministerstiev, ministerstiev a iných organizácií s uvedením doby použiteľnosti materiálov atď.)
Plány (výroba; výstavba a inštalácia, projektovanie a prieskum, výskumné práce, zavádzanie novej technológie; kooperatívne dodávky výrobkov; distribúcia výrobkov podľa stanoveného sortimentu; príjmy z bytových a komunálnych služieb, generálne opravy; práca kolégia, vedecké a technická rada, vedecké poradenstvo atď.)
Predpisy (o organizácii; štrukturálnej jednotke; bonusy, pokročilý výcvik atď.)
Programy (uskutočňovanie prác a podujatí, školenia atď.)
Odhady na výrobu prac.
Odhady (náklady na údržbu administratívneho aparátu, budov, priestorov, stavieb; použitie prostriedkov z podnikového fondu; na prípravu a vývoj výroby nových produktov; na investičnú výstavbu atď.)
Stav noriem, odbor, špecifikácie.
Štruktúra a personálne obsadenie.
Colné sadzby.
Organizačné stanovy.
Formy jednotných dokumentov.
Rozvrhy a ich zmeny.
Rozhodnutie.
Uznesenie obsahuje označenie týkajúce sa riešenia (prípravy riešenia) problematiky uvedenej v dokumente.
Uznesenie, ktoré na listinu napíše príslušný funkcionár, obsahuje mená, iniciály účinkujúcich, obsah objednávky (v prípade potreby), dátum splatnosti, podpis a dátum.

Napríklad:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Prosím pripravte projekt
Zmluvy so spoločnosťou "Hermes"
do 21.01.2011
Osobný podpis
dátum
Je dovolené vydať uznesenie na samostatnom liste.
Nadpis k textu zahŕňa zhrnutie dokument. Názov musí byť v súlade s názvom typu dokumentu. Názov môže zodpovedať otázky ako:
o čom (o kom), o čom (o kom)?
Napríklad: príkaz na vytvorenie atestačnej komisie; popis práce hlavného dizajnéra.
Je dovolené neuvádzať nadpis v texte dokumentov vyhotovených na hlavičkovom papieri formátu A5.
Kontrolná značka na vyhotovenie dokladu sa označujú písmenom „K“, slovom alebo pečiatkou „Kontrola“.
Text dokumentu je vyhotovený v štátnom jazyku Ruskej federácie alebo v štátnych jazykoch zakladajúcich subjektov Ruskej federácie v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.
Texty dokumentov sú spracované vo forme dotazníka, tabuľky, súvislého textu alebo vo forme kombinácie týchto štruktúr.
Pri zostavovaní textu vo forme dotazníka musia byť názvy charakteristík charakterizovaného objektu vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo slovným spojením so slovesom druhej osoby. množné číslo prítomný alebo minulý čas („mať“, „vlastniť“ alebo „boli“, „boli“ atď.). Charakteristiky vyjadrené verbálne musia byť v súlade s názvami znakov.
Stĺpce a riadky tabuľky musia mať nadpisy vyjadrené podstatným menom v nominatíve. Podnadpisy stĺpcov a riadkov musia byť v súlade s nadpismi.

Ak je tabuľka vytlačená na viac ako jednej strane, stĺpce tabuľky by mali byť očíslované a na nasledujúcich stranách by mali byť vytlačené iba čísla týchto stĺpcov.
Pripojený text zvyčajne pozostáva z dvoch častí.
V prvej časti sú uvedené dôvody, dôvody, ciele zostavenia dokumentu,
v druhom (záverečnom) - rozhodnutia, závery, požiadavky, návrhy, odporúčania.
Text môže obsahovať len záverečnú časť (napríklad objednávky - administratívna časť bez uvedenia; listy, vyjadrenia - žiadosť bez vysvetlenia).
V texte dokumentu pripraveného na základe dokumentov iných organizácií alebo predtým zverejnených dokumentov sú uvedené ich podrobnosti:
názov dokumentu;
názov organizácie - autor dokumentu;
dátum dokumentu;
registračné číslo dokumentu;
názov k textu.
Ak text obsahuje viacero rozhodnutí, záverov a pod., potom ho možno rozdeliť na oddiely, pododdiely, odseky, ktoré sú očíslované arabskými číslicami.
V dokumentoch (objednávka, objednávka) organizácie fungujúce na princípoch jednoty velenia, ako aj dokumenty adresované vedeniu organizácie sa text uvádza v 1. osobe jednotného čísla („objednávam“, „ponúkam“, „prosím“).
V dokumentoch kolegiálne orgány text je uvedený v tretej osobe jednotného čísla („rozhoduje“, „rozhoduje“).
V spoločných dokumentoch sa text uvádza v prvej osobe množného čísla („objednávame“, „rozhodnuté“).
Text protokolu sa uvádza v tretej osobe množného čísla („počúval“, „hovoril“, „rozhodol“, „rozhodol“).
V dokumentoch ustanovujúcich práva a povinnosti organizácií, ich štrukturálne členenie (predpisy, pokyny), ako aj obsahujúcich opis, hodnotenie skutočností alebo záverov (akt, osvedčenie), použite formu prezentácie textu z tretej osoby jednotného čísla alebo množné číslo („odbor plní funkcie“, „združenie zahŕňa“, „komisia zriadila“).
Používa sa v listoch nasledujúce formuláre Vyhlásenia:
- z prvej osoby množného čísla („pošlite prosím“, „pošlite na posúdenie“);
- z prvej osoby jednotného čísla („Považujem to za potrebné“, „Žiadam vás o zvýraznenie“);
- z tretej osoby jednotného čísla („ministerstvu to nevadí“).
Označenie prítomnosti aplikácie, pomenované v texte dokumentu, sú zostavené takto:
Aplikácia: na 5 litrov. v 2 kópiách.
Ak má list prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko žiadostí, sú očíslované ,

Napríklad:

Aplikácie.
1. Predpis o regionálnom výpožičnom oddelení na 5 rokov. v 1 kópii.
2. Pravidlá pre prípravu a vyhotovenie dokumentov Regionálneho úverového oddelenia na 7 listov. v 2 kópiách.
Značka sa umiestňuje od odseku od ľavého okraja dokumentu cez tri intervaly.
Ak sú prílohy zviazané, počet listov sa neuvádza.

Každý personálny pracovník v procese práce musí vypracovať veľa dokumentov rovnakého typu a tieto dokumenty musia byť vypracované správne a jednotne. Samozrejme, legislatíva definuje základný postup pri vypĺňaní jednotných tlačív, pracovných zošitov, obsah pracovnej zmluvy. Aby ste si však mohli zorganizovať prácu s dokumentmi vo vašej spoločnosti, je vhodné vypracovať Pokyn pre správu záznamov ľudských zdrojov a harmonogram pracovných postupov.

Na vytvorenie toku dokumentov personálneho oddelenia
* zoznam požadovaných personálnych dokumentov, druhov a druhov personálnej dokumentácie
* nomenklatúra prípadov
* zoskupovanie dokumentov do prípadov
požiadavky na vyhotovenie personálnej dokumentácie, ktorá dáva dokumentom právnu silu
- Pokračovanie 1 možností dizajnu
* poučenie o vedení personálnej evidencie
* príprava spisov personálnej služby na presun do archívu organizácie, lehoty uloženia
* zodpovednosť zamestnávateľa za porušenie požiadaviek na vedenie personálnej evidencie

Aké sú požiadavky na vedenie personálnej správy

Z článku 11 federálneho zákona č. 149-FZ:

1. - Právne predpisy Ruskej federácie alebo dohoda strán môžu stanoviť požiadavky na dokumentovanie informácií.
2. - Vo federálnych výkonných orgánoch sa informácie dokumentujú spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá pre kancelársku prácu a tok dokumentov stanovené inými štátnymi orgánmi, miestnymi samosprávami v rámci ich pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov pre federálne výkonné orgány.

Pravidlá dokumentácie

Elektronická dokumentácia

Poskytnutie právnej sily dokumentom

LLC "Mayak"
účtovníctvo
Hlavný ekonóm
V.M. Kochetová

POKRAČOVANIE 1 na STRANE

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Pojem elektronický dokument a posúdenie jeho právnej sily. Právny režim obehu dokumentov, princípy a stupne jeho automatizácie, používané zariadenia a techniky. Elektronický digitálny podpis elektronického dokumentu. Postupy riešenia konfliktov.

test, pridané 14.03.2014


Vymedzenie pojmov správa elektronických dokumentov, dokument a digitálny podpis, ich problematika bezpečné používanie. Princípy fungovania, výhody a nevýhody, uznanie právnej sily elektronických dokumentov v porovnaní s papierovými.

abstrakt, pridaný 02.05.2012


Príspevok sa zaoberá súdnym systémom, ktorý pôsobil na území Ukrajiny – najmä súdmi zemstva. Zemský súd posudzoval civilné prípady, jeho úrad mal takzvané právo dať právnu silu rôznym dokumentom.

abstrakt, pridaný 13.12.2005


Právna psychológia. Podstata teoretických prístupov v právnej psychológii. Princíp objektivity. Osobné a akčné prístupy v psychológii. Systémový prístup v právnej psychológii. Iné teoretické prístupy v právnej psychológii.

semestrálna práca, pridaná 02.10.2008


Pojmy a podstata právnej zodpovednosti. Ochranno-právne vzťahy v systéme public relations. Prístupy k pochopeniu právnej zodpovednosti. Znaky, princípy, funkcie právnej zodpovednosti. Problém pozitívnej zodpovednosti.

ročníková práca, pridaná 12.11.2010


Postup pri udeľovaní plateného voľna počas študentského sedenia. Uspokojenie požiadavky na zaplatenie poplatku. Pojem formy (prameňa) práva ako spôsobu udelenia oficiálnej právnej sily pravidlu správania, jeho vonkajšiemu oficiálnemu vyjadreniu.

abstrakt, pridaný 12.12.2016


Pojem, znaky a podstata právnej zodpovednosti. Okolnosti vylučujúce právnu zodpovednosť. Základ pre oslobodenie od právnej zodpovednosti. Prezumpcia neviny. Vykonávanie právnej zodpovednosti ministerstva vnútra.

ročníková práca, pridaná 2.9.2007