GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים על מדיום מכונה ומכונה מדורגת מכונה, שנוצרו באמצעות טכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות

GOST 6.10.4-84

קבוצה T54

תקן בין-מדינתי

מערכות תיעוד מאוחדות

אכיפה משפטית של מסמכים במדיה של מכונה
והמכונה שנוצרה באמצעים
טכנולוגיית מחשב

הוראות בסיסיות

מערכות מאוחדות של תיעוד. הענקת
תוקף משפטי למסמכים על תוכנה ומכינוגרמה
נוצר על ידי מחשבים. כללי

לפי צו של ועדת מדינת ברית המועצות לתקנים מיום 9 באוקטובר 1984 N 3549, תאריך ההקדמה נקבע מ-01.07.87

רפובליקה

תקן זה קובע את הדרישות להרכב ולתוכן של הדרישות הנותנות תוקף משפטי למסמכים על מדיום מכונה ומכונה שנוצרה על ידי טכנולוגיית מחשב, וכן את ההליך לביצוע שינויים במסמכים אלו.

תקן זה הינו חובה עבור כל הארגונים, הארגונים והמוסדות (להלן ארגונים) המבצעים חילופי מידע של מסמכים על גבי מכונות ומכונות.

על בסיס תקן זה, ניתן לפתח תקני תעשייה וארגונים, תוך התחשבות במוזרויות השימוש במסמכים במדיות מכונות ובמכונות הן בין ארגונים והן בעת ​​שימוש ישיר בארגון.

1. הוראות כלליות

1. הוראות כלליות

1.1. מסמך על מדיום מכונה חייב להיות מוקלט, מיוצר ומסומן בהתאם לדרישות GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, והמידע מקודד בהתאם למסווגים של כל האיחוד של מידע טכני וכלכלי. בהיעדר המידע הדרוש במסווגים של כלל האיחוד, מותר להשתמש בקודים של המסווגים הבין-מגזריים והמגזריים הרשומים.
______________
* פג תוקפו בשטח הפדרציה הרוסית.

1.2. יש ליצור את תרשים המכונה תוך התחשבות בדרישות של תקני מדינה למערכות תיעוד מאוחדות.

1.3. יש להשתמש במסמך על מנשא מכונות ובתרשים מכונות רק עם ההחלטות המתאימות של משרדים ומחלקות.

1.4. הובלה (שידור, שילוח וכו') של מסמך על מנשא מכונה וגרם מכונות צריך להתבצע עם מכתב כיסוי שנערך בהתאם ל-GOST 6.38-90 *. מכתב נלווה לדוגמה כלול בנספח.
______________
GOST R 6.30-97 ** (להלן).

** בשטח הפדרציה הרוסית, GOST R 6.30-2003 בתוקף. - שימו לב ל"קוד".

1.5. מסמך שנכתב במכונה והדפסת מכונה נכנסים לתוקף לאחר עמידה בדרישות תקן זה וחתימה על המכתב המקדים.

1.6. הקלטת מסמך על מדיית מכונה ויצירת מכונה-גרם צריכה להתבסס על הנתונים הרשומים במסמכים המקוריים (הראשוניים) המתקבלים בערוצי תקשורת ממכשירי הקלטה אוטומטיים או בתהליך של פתרון בעיות אוטומטי.

1.7. לבקשת ארגון המשתמש, לשליטה ויזואלית במסמך שנוצר על גבי מכונה, הוא מומר לצורה הניתנת לקריאה על ידי אדם באמצעים טכניים שונים של הצגת נתונים (צגים, מדפסות וכו').

2. דרישות לפרטי מסמכים על מדיית מכונה ומכונה שנוצרה על ידי ציוד מחשב

2.1. מסמך על מנשא מכונות או טבלת מכונות חייב להכיל את פרטי החובה הבאים:

שם הארגון - יוצר המסמך;

מיקום הארגון - יוצר המסמך או כתובת הדואר;

כותרת המסמך;

תאריך הפקת המסמך;

הקוד של האחראי על תקינות הפקת המסמך על מדיום מכונה או קריא במכונה או, ככלל, הקוד של מי שאישר את המסמך.

הערה. לפי החלטת משרדים ומחלקות, מותר להשתמש בפרטים נוספים (מספר טלפון, טלטייפ, תפקיד ושם משפחה של בעל הזכות לאשר מסמך שנרשם על מדיום מכונה ותרשים מכונה וכדומה) ליחיד. מסמכים על מדיום מכונה ותרשים מכונה, המשקפים את הפרטים של יצירה, שימוש ושידור מסמכים אלה.

2.2. יש להציב פרטי חובה של מסמך על גבי מדיום מכונה באופן המאפשר זיהוי ייחודי של הפרטים.

2.3. יש להדפיס פרטים חובה של תרשים המכונה ולהציב אותם בהתאם לדרישות הסטנדרטים של המדינה למערכות תיעוד מאוחדות.

2.4. יש לרשום את ה"שם הארגון - יוצר המסמך" הנדרש בנוסח הבא: קוד זיהוי לפי מסווגן מפעלים וארגונים של כל האיגודים (OKPO) * ושם הארגון. מותר להשתמש בשמות המקוצרים שנקבעו.
__________________
* דרישה זו חייבת להיות מקושרת לדרישות של GOST 6.38-90.


לארגונים ללא רישיון ישות משפטית, יש לציין את קוד OKPO של הארגון שאליו הם כפופים.

2.5. "מיקום הארגון - יוצר המסמך" חייב להיכתב בצורה הבאה: קוד זיהוי על פי הסיווג של כל האיחוד "מערכת ייעוד של אובייקטים של חלוקה מינהלית-טריטוריאלית של ברית המועצות ושל רפובליקות האיחוד, כמו כמו גם התנחלויות" (SOATO) ושם היישוב בו נמצא הארגון...

2.6. יש לכתוב את "שם המסמך" הנדרש בטופס הבא: קוד זיהוי ושם טופס המסמך לפי ה-All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD) * עבור מסמכים של כל האיחוד האירופי או התעשייה (מחלקה) , מסווג רפובליקני של תיעוד ניהול - לתעשייה (מחלקה), מסמכי טפסים רפובליקניים.
______________
* OK 011-93 תקף בשטח הפדרציה הרוסית.

2.7. יש לרשום את "תאריך הפקת המסמך" הנדרש בהתאם לדרישות GOST 6.38-90 ומצוין זמן הקלטת המסמך, המאפשר לזהות אותו עם פרוטוקול המכונה.

2.8. את הקוד הנדרש של האחראי להפקה נכונה של מסמך על מדיום מכונה או מכונה" או "קוד מי שאישר את המסמך" יש לכתוב בצורה הבאה: קוד זיהוי ותפקיד, שם המשפחה של האדם האחראי לייצור נכון של מסמך על מדיום מכונה או מכונה, או מי שאישר את המסמך. הבעלות על הקוד לאדם מסוים חייבת להיות רשומה בארגון - יוצר המסמך על מדיום מכונה או מי שיצר את המכונה, וכן יש ליצור תנאים טכניים, תוכניים וארגוניים ששוללים את האפשרות להשתמש במכשירים אחרים. קודים.

2.9. ארגונים הכפופים להוראות מיוחדות חייבים לציין את הפרטים המפורטים בפסקאות. 2.4; 2.5 בהתאם לכללי תקנון זה.

2.10. נוהל הבחירה, הקבלה לאחסנה והנפקת מסמכים על מנשא מכונות ומכונה, ביטולם והשמדתם ייקבעו על ידי משרדים ומחלקות.

3. מקורים, כפילויות, עותקים של מסמך במדיה ובמכונות

3.1. מקוריים, כפילויות והעתקים של מסמך על מדיום מכונה וגרמים מכונות המתקבלים על ידי תוכנה סטנדרטית של מכלול מחשבים זה הם בעלי אותו תוקף משפטי אם הם מבוצעים בהתאם לדרישות תקן זה.

3.2. המקור של מסמך על מדיום מכונה הוא רישום פעם ראשונה של מסמך על מדיית מכונה ומכיל ציון שמסמך זה הוא מקור.

מכונת הכתיבה המקורית היא העותק ראשון של מסמך המודפס בטכנולוגיית מחשב על נייר ומכיל ציון שמסמך זה הוא המקור.

3.3. כפילויות של מסמך על מדיום מכונה הם כולם מאוחרים יותר בזמן, אותנטיים בתוכן, רשומות של מסמך על מדיום מכונה ומכילים אינדיקציה שמסמכים אלו הם כפילויות.

כפילויות של מכונת כתיבה הם כולם מאוחרים יותר בזמן, תדפיסים על נייר אותנטיים בתוכן, המכילים אינדיקציה שהם כפילויות.

3.4. עותקים של מסמך במדיום מכונה או מכונת כתיבה הם מסמכים שנכתבו מחדש ממקור או שכפול של מסמך במדיום מכונה או מודפס למדיה אחרת, אותנטיים בתוכן ובהם ציון כי מסמכים אלו הם עותקים.

כפילויות והעתקים חייבים להכיל את פרטי החובה הכלולים במסמך המקורי על גבי מדיום מכונה או במכונת כתיבה.

על גרם המכונה, שהוא העתק של המסמך על מדיום מכונה, חייב להיות בנוסף חותמת או חותמת של הארגון שביצע את הפיכת המסמך לצורה הניתנת לקריאה על ידי אדם, כיתוב אישור ו חתימות מתאימות.

4. נוהל לביצוע שינויים למסמך במדיה ובמכונה

4.1. רק הארגון - יוצר המסמך עם רישום חובה של תוכן ועילות השינויים והאחראי לשינויים שבוצעו - יכול לשנות את המסמך המקורי על גבי מדיום מכונה.

רישום השינויים מתבצע על ידי הארגון - יוצר רשומת המסמכים.

4.2. אם נעשו שינויים בטבלת המכונה המקורית, יש לציין בה את עילת השינויים, תאריך ושעת כניסתם, תפקיד וחתימת הפקיד שביצע את השינויים ופיעונו.

4.3. הארגון - יוצר המסמך המקורי על מדיית מכונה או מכונת כתיבה מחויב להודיע ​​לארגון - משתמשי המסמך על כל השינויים באמצעות שליחת מכתב נלווה, לרבות מידע על השינויים והמכיל, בצירוף ציון פרטי חובה בהתאם לסעיף 2.1, הפרטים הבאים:

ציון הבסיס לשינוי;

הזמן שבו בוצעו השינויים;

חתימה רשמית.

במידת הצורך, ניתן להחתים או להחתים את המכתב המקדים על ידי הארגון שיצר את המסמך המקורי על מדיום מכונה או מכונת כתיבה.

4.4. שינויים בשכפול (עותק) של מסמך על מדיית מכונה או מסמך מודפס שבידי המשתמש מתבצעים רק על בסיס הודעה מהארגון - יוצר המסמך על מדיום מכונה או מכונת כתיבה.

4.5. המסמך המקורי ששונה, כמו גם השכפול והעותקים של המסמך ששונה, נשארים בתוקף אם השינויים נעשו בהתאם לדרישות תקן זה.

נספח (הפניה). מכתב כיסוי לדוגמה

יישום
התייחסות

בהתאם להסכם מיום 25/12/84, אני שולח לך מסמכים במדיה מכונה, לרבות המידע הבא:

יישום: סרט מגנטי - 3.

הערה. המכתב המקדים מנוסח על נייר המכתבים של הארגון בהתאם לדרישות GOST 6.38-90.

הטקסט של המסמך מאומת על ידי:
פרסום רשמי
מערכות תיעוד מאוחדות: שבת GOST. -
מ .: הוצאת IPK לתקנים, 2001

GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים על מדיום מכונה ומכונה מדורגת מכונה, שנוצרו באמצעות טכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות

GOST 6.10.4-84 מערכות תיעוד מאוחדות. מתן תוקף משפטי למסמכים על מדיום מכונה ומכונה מדורגת מכונה, שנוצרו באמצעות טכנולוגיית מחשב. הוראות בסיסיות

1?. המושג "כוח משפטי של מסמך", איחודו בתקן המדינה.

GOST 51141-98 "עבודה משרדית ועבודת ארכיון. מונחים והגדרות". כוח משפטימסמך הוא קניין של מסמך רשמי, שנמסר לו על ידי החקיקה הנוכחית, סמכותו של הגוף שהוציא אותו והנוהל שנקבע לרישום.

2?. מידע על טופס המסמך. תוכן המסמך, כריכתו. הרכב אישור המסמכים: אישור, חתימה, טביעת חותם.

כדי שמסמך יהיה מחייב מבחינה משפטית, עליו להיות:

מעוצב כהלכה;

לא לסתור את תוכנה של החקיקה הנוכחית;

פורסם על ידי ארגון זכאי.

העדר הפרטים הדרושים או עיצובם השגוי עלול להביא לכך שלמסמך לא יהיה תוקף משפטי (למשל, אין חתימה או תאריך). אם אין בו כותרת לטקסט או הערה על האמן, הרי שהדבר יוביל רק לקשיים מסוימים בעבודה עם המסמך, אך לא ישפיע על משמעותו המשפטית.

כוחו המשפטי של המסמך מובטח על ידי סט דרישות שנקבעו עבור כל סוג של מסמכים - מרכיבים מחייבים לפורמליזציה של מסמך רשמי. המסמך העיקרי הקובע את הרכב הפרטים ואת הדרישות לעיצובם הוא GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות לניירת."דרישות חובה המבטיחות את התוקף המשפטי של מסמכים הם:

שם הארגון (רשמי) - מחבר המסמך;

שם סוג המסמך;

תאריך המסמך;

מספר רישום;

חותמת אישור מסמך;

חֲתִימָה;

על פי כמה מקורות גם: אשרת אישור, העתקת סימן אישור, נתוני התייחסות על הארגון.

חֲתִימָההוא מאפיין חובה של כל מסמך; פקיד, המדביק חתימה במסמך, לוקח אחריות על מקוריות המסמך ועל כל השלכות אפשריותביצוע המסמך.

תאריך מסמך- אחד הפרטים החשובים ביותר של המסמך. היעדר תאריך במסמך מבטל את תקפו.

חותם- דרישה משמעותית מבחינה משפטית, המשמשת לאישור חתימתו של פקיד על המסמכים החשובים ביותר (או הפיננסיים).

אישור נשר- מסמכים מסוימים מקבלים תוקף משפטי רק מרגע אישורם על ידי ראש או רשות עליונה.

מספר רישוםמהווה ערובה נוספת לאותנטיות של המסמך. זה מצביע על כך שהמסמך עבר את כל שלבי העיבוד, נרשם ובכך הוא מסמך רשמי של המיזם.

בסיס חקיקתי ונורמטיבי של ניהול רישומי כוח אדם

מבנה המסגרת החקיקתית והרגולטורית לניהול משאבי אנוש:
1. חוקי הפדרציה הרוסית.
2. צווים של נשיא הפדרציה הרוסית, צווים של ממשלת הפדרציה הרוסית; מסמכים מתודולוגיים של ארגונים, רשויות מקומיותכוח ביצועי לניהול רישומי כוח אדם.
3. מעשים נורמטיביים של תקן המדינה של הפדרציה הרוסית, משרדים, מחלקות, גופים מבצעים פדרליים.

חקיקת עבודה ופנסיה בנושא תיעוד חובה של עבודה עם כוח אדם.

· קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. זהו חוק היסוד שעליו יש לפעול בעבודתו על ידי מומחה כוח אדם של כל ארגון. הנורמות של קוד העבודה מסדירות את הליך הגיוס והפיטורי עובדים, ארגון שעות העבודה וזמני המנוחה, תנאי התשלום שכר, מתן לעובדים הטבות ותגמולים שונים.

· ספר הסמכה לתפקידים של מנהלים, מומחים ועובדים אחרים (אושר בצו של משרד העבודה של רוסיה מיום 21.08.1998 מס' 37 (כפי שתוקן ב-20.04.2001): אחד מה חובות עבודהראש אגף כוח אדם ידאג להכנת מסמכים בנושא ביטוח פנסיוני וכן הגשתם לגוף הביטוח הלאומי. כללים להגשת בקשה לפנסיה, הקצאת קצבה וחישוב מחדש של סכום הפנסיה, העברה מקצבה אחת לאחרת בהתאם לחוקים הפדרליים "על פנסיה לעבודה בפדרציה הרוסית" (מיום 17.12.2001 מס' 173-FZ) וחוק "על הפרשת פנסיה ממלכתית בפדרציה הרוסית".(מיום 15.12.2001 מס' 166-FZ) (אושר בצו של משרד העבודה של רוסיה וקרן הפנסיה של הפדרציה הרוסית מיום 27.02.2002 מס' 17 / 19pb; נרשם במשרד המשפטים של רוסיה ב-31.05 .2002 (רישום מס' 3491); פורסם ב-"Rossiyskaya Gazeta" מיום 05.06.2002).

הגשת תיעוד כוח אדם ביישום פעילויות פיקוח ובקרה על ידי גופי פיקוח העבודה הפדרלי, גופים פדרליים וציבוריים אחרים של פיקוח ובקרה; על ידי רשויות התביעה.

בהתאם להוראות קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, מוסמך פיקוח העבודה הממלכתי לפקח ולפקח על ציות המעסיקים לחקיקת העבודה. למפקחי עבודה ממלכתיים יש זכויות רחבות בהפעלת פיקוח ובקרה, יש להם את הזכות לבקר בארגונים מכל צורות וצורות הבעלות הארגוניות והמשפטיות, כמו גם מעסיקים - יחידים, לבקש מהמעסיקים ומנציגיהם מסמכים, הסברים, מידע הכרחי לביצוע תפקידי פיקוח ובקרה.

· החוק הפדרלי של הפדרציה הרוסית מיום 27 ביולי 2006 מס' 149-FZ "על מידע, טכנולוגיות מידע והגנת מידע". על בסיס חוק זה, כל עבודת מחלקת כוח אדם בנויה עם הנתונים האישיים של העובדים. כך למשל, השאלה כיצד יעובד ויישמר המידע שיתקבל מהעובד עם תחילת עבודתו.

· חוק RF מיום 29 ביולי 2004 מס' 98-FZ "על סודות מסחריים". היא קובעת רשימה של מידע שעלול להוות סוד מסחרי של ארגון, רשימת עובדים שיש להם גישה אליו, נוהל היכרות עם נתונים מסווגים וכן אחריות להפצת מידע סודי.

· חוק RF מיום 17 ביולי 1999 מס' 181-FZ "על היסודות של הגנת העבודה בפדרציה הרוסית". הוראות מסמך זה מאפשרות לבנות בצורה מוכשרת מערכת הגנת עובדים בארגון. אם מתגלה הפרה של כללי הגנת העבודה ואמצעי זהירות, מפקח העבודה מביא את הפקידים האשמים לאחריות מנהלית.

· חוק הפדרציה הרוסית מ-8 באוגוסט 2001 מס' 134-FZ "על הגנת הזכויות של ישויות משפטיות ויזמים בודדים במהלך פיקוח המדינה (פיקוח)". החוק נותן מושג לגבי זכויות וחובות המעסיק בעת ביצוע בדיקות שונות בארגון. כך למשל, החוק מתייחס למסמכים שזכותו של המעסיק לדרוש מהמפקח בעת הופעתו בארגון, זכותו של נציג החברה להיות נוכח אישית במהלך הבדיקה וכיצד הארגון יכול לערער על תוצאות שאינן מספקות. של הבדיקה.

כוחו המשפטי של המסמך מובטח על ידי מערכת דרישות שנקבעה לכל סוג מסמכים ורישום בטופס העומד בתקן.
יש לזכור כי מסמכים שונים מורכבים מסט שונה של פרטים וכאשר מרכיבים מסמך אחד, אינך צריך להשתמש בכל הפרטים המתוארים ב- GOST. חלק מהדרישות סותרות זו את זו, למשל, "נתוני הפניה על הארגון" הנחוצים מצוינים באותיות בלבד, בעוד שהאות לא כותבת "שם סוג המסמך". בתהליך הכנת מסמכים ועיבודם ניתן להשלים את הרכב הפרטים הנדרשים בפרטים נוספים, אם הדבר נדרש ממטרת המסמך, עיבודו. אתה יכול להוסיף פרטים נוספים לטפסים המאוחדים של מסמכים. לדוגמא, הוסיפו לטופס הפקודות לקבלה ופיטורי עובדים את "חתימת ראש אגף כוח אדם", "חתימת הממונה המיידי" הנדרשת. עם זאת, אסור להסיר פרטים בודדים מטפסים מאוחדים.
הרכב הדרישותאפיון מסמך ספציפי נקבע על פי מטרות יצירת המסמך, מטרתו, הדרישות לתוכן ולצורה של מסמך זה ושיטת התיעוד.
המסמכים העיקריים הקובעים את הרכב הפרטים והדרישות לעיצובם הם GOST R 6.30-2003, כללי העבודה המשרדיים בגופים מבצעים פדרליים אושרו על ידי הצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מ-15 ביוני 2009 מס'. 477

מסמכים אלו קובעים את הפרטים הבאים המשמשים להכנת וביצוע מסמכים ארגוניים ומנהליים - החלטות, צווים, צווים, מכתבים, פרוטוקולים, פעולות ומסמכים נוספים הכלולים ב-OK 011-93 (OKUD):
קוד טופס מסמךוהם מודבקים על פי הסיווג הכל-רוסי של תיעוד ניהול (OKUD). OKUD הוא חלק בלתי נפרד מהמערכת המאוחדת של סיווג וקידוד מידע טכני, כלכלי וחברתי ומכסה מערכות מאוחדות של תיעוד וצורות מסמכים המותרות לשימוש בכלכלה הלאומית.
לוגו או סימן מסחרי של הארגון(סימן שירות) מונח על נייר המכתבים של הארגון בהתאם לאמנה (תקנת הארגון).
קוד ארגון(OKPO) מודבק על פי הסיווג הכל-רוסי של מפעלים וארגונים.
OGRN- מספר רישום המדינה הראשי של ישות משפטית מודבק בהתאם למסמכים שהונפקו על ידי רשויות המס.
INN / KPP- מספר זיהוי הנישום / קוד סיבת הרישום נרשם בהתאם למסמכים שהונפקו על ידי רשויות המס.
שם של חברה, שהוא מחבר המסמך, חייב להתאים לשם המעוגן במסמכים המרכיבים אותו. מעל שם הארגון ציינו את השם המקוצר, ובהעדרו - השם המלא של ארגון האם (במידה ויש). השם המקוצר של הארגון ניתן במקרים בהם הוא מעוגן במסמכים המרכיבים את הארגון. השם המקוצר (בסוגריים) ממוקם מתחת לשם המלא או אחריו. שמות הארגונים של הישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית, אשר יחד עם שפת המדינה של הפדרציה הרוסית (רוסית), שפת המדינה של הישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית, מודפסים בשתי שפות.
שם הסניף, המחלקה הטריטוריאלית, הנציגות מצוין אם הוא כותב המסמך, וממוקם מתחת לשם הארגון.
נתוני הרקע של הארגון כולליםבפני עצמו: כתובת למשלוח דואר; מספר טלפון ומידע נוסף לפי שיקול דעת הארגון (מספרי פקס, מספרי טלקס, חשבונות בנק, כתובת דואר אלקטרוני).
שם סוג המסמך שנערך או פורסם על ידי הארגון חייב להיקבע באמנה (תקנה על הארגון) ועליו להתאים לסוגי המסמכים שנקבעו על ידי OKUD (סוג 0200000). לדוגמה, "תקנות עבודה פנימיות", " תיאור משרה».
תאריך המסמך הואמועד חתימתו או אישורו, לפרוטוקול - מועד הישיבה (קבלת החלטות), למעשה - מועד האירוע.
מסמכים שהונפקו על ידי שני ארגונים או יותר חייבים להיות בעלי תאריך אחד (יחיד).
מוּתָר שתי דרכים לעיצוב תאריך מסמך: דיגיטלי או מילולי-דיגיטלי.
בשיטה הדיגיטלית, תאריך המסמך מנוסח בספרות ערביות ברצף:
יום בחודש, חודש, שנה. היום בחודש והחודש מצוירים בשני זוגות של ספרות ערביות מופרדות בנקודה; שנה - בארבע ספרות ערביות.
לדוגמה, יש לעצב את התאריך 5 בפברואר 2011 באופן הבא: 02/05/2011.
ניתן לעצב את התאריך ברצף הבא: שנה, חודש, יום בחודש, לדוגמה, 2011.02.05.
שיטה זו של עיצוב תאריכים נמצאת בשימוש נרחב בארכיונים - תאריכים על מדפים, תיקיות ומסמכים אחרים כתובים ברצף "הפוך".
בשיטה מילולית-דיגיטלית יש להוציא את התאריך: 5 בפברואר 2011
מספר הרישום של המסמך מורכב מממספרו הסידורי, שניתן להוסיף לפי שיקול דעת הארגון עם אינדקס התיק על פי מינוח התיקים, מידע על הכתב, מנהלי עזבון.
מספר הרישום של מסמך שפורסם במשותף על ידי שני ארגונים או יותר מורכב ממספרי הרישום של המסמך של כל אחד מהארגונים הללו, הנקובים באמצעות לוכסן לפי סדר המחברים במסמך.
מספר הרישום של המסמך מוקצה על בסיס הרישום שנעשה בטופס הרישום המתאים.

ישנם סוגים הבאים של טפסי רישום:

כרטיסי רישום ובקרה (RCC);

יומני רישום (ספרים);

טפסי מסך (באמצעות טכנולוגיית מחשב).

עבור כמה מגזינים וספרים, הטפסים מאושרים על ידי הגופים הרשמיים. לדוגמה, הטופס של הספר לרישום תנועת ספרי עבודה ותוספות אליהם אושר בצו של משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מיום 10 באוקטובר 2003 מס' 69 "על אישור הנחיות למילוי עבודה ספרים".
אבל רוב הצורות התפתחו לפי שיקול דעתםמעסיק. טפסים של מסמכים ניתן למצוא במסמכים לעיל.

למסמך לא רשום אין תוקף משפטי!!!
קישור למספר רישום ותאריךהמסמך כולל את מספר הרישום ואת תאריך המסמך לתשובה. דרישה זו נדרשת עבור מכתבים.
מקום הידוראו מהדורות של המסמך מצוינות במקרה שקשה לקבוע זאת לפי הדרישות "שם הארגון" ו"נתוני הפניה על הארגון". מקום הליקוט או הפרסום מצוין תוך התחשבות בחלוקה המנהלית-טריטוריאלית המאומצת, ניתן להשתמש רק בקיצורים מקובלים.
נִמעָןיכולים להיות ארגונים, החטיבות המבניות שלהם, פקידים או יחידים. כאשר מפנים מסמך לפקיד, ראשי התיבות מצוינים לפני שם המשפחה.
שם הארגון והיחידה המבנית שלו מצוינים במקרה הנומינטיבי. העמדה של האדם שאליו מופנה המסמך מצוינת במקרה הדאטיב.
לדוגמה:
למנכ"ל
OJSC "פארוס"
V.A. לפטוב
אוֹ

LLC "Mayak"
מחלקת הנהלת חשבונות
כלכלן ראשי
V.M. קוצ'טובה

המסמך לא יכיל יותר מארבעה נמענים. המילה "העתק" לפני הנמענים השני, השלישי, הרביעי לא מצוינת. אם מספר הנמענים גדול יותר, נוצרת רשימת תפוצה של מסמכים.
המשתנה "נמען" עשוי לכלול כתובת דואר. מרכיבי כתובת הדואר מצוינים ברצף שנקבע בכללי מתן שירותי הדואר.
כאשר מפנים מסמך לארגון יש לציין את שמו ולאחר מכן את כתובת הדואר, מותר גם למרכז כל שורה של המשתנה "כתובת" ביחס לשורה הארוכה ביותר.

לדוגמה:

סוכנות ממשלתית
מחקר כלל רוסי
המכון לתיעוד וענייני ארכיון
Profsoyuznaya st., 82, מוסקבה, 117393
כאשר מפנים מסמך לאדם פרטי, ציין את שם המשפחה והשם הפרטי, פטרונימי הנמען, ולאחר מכן את כתובת הדואר,

לדוגמה:

אברמוב אולג פבלוביץ'
רחוב. סדובאיה, בן 5, דירה. 12,
ליפקי, אזור טולה, 301264
כאשר מפנים מסמך לארגון ולאדם בו-זמנית ("בהעתק"), יש לרשום את הכתובת לפי הדוגמה:
המחלקה לענייני פנים של אזור מוסקבה
סנט פטרסבורג
ראש המחלקה
ש.מ. טיטוב
סבירידוב פטר אלכסייביץ'
רחוב. פורטובאיה, 82, דירה 17
לומונוסוב
אזור לנינגרד, 196754
חותמת אישור מסמך- דרישת מסמך רשמי הנותן אופי נורמטיבי או משפטי לתוכנו. אישור מסמך הוא דרך מיוחדת ליישום מסמך, המאשרת את הפצתו למעגל מסוים של ארגונים, פקידים ואזרחים.
ניתן לאשר את המסמך בשתי דרכים:
פקיד (פקידים);
מסמך שהופק במיוחד.
לשתי שיטות האישור יש השפעה משפטית זהה.
חותמת אישור המסמך ממוקמת בפינה הימנית העליונה של המסמך.
בעת אישור מסמך על ידי בעל תפקיד, על חותמת האישור להיות מורכבת מהמילה APPROVED (ללא מרכאות), שם תפקידו של המאשר את המסמך, חתימתו, ראשי התיבות, שם המשפחה ותאריך האישור.

לדוגמה

אושר
מנהל כללי
CJSC "Scarlet Sails"
חתימה אישית I.S. Sergeev
12.01.2011
מותר למרכז את האלמנטים ביחס לקו הארוך ביותר בתכונת "חתימת אישור" של המסמך.

לדוגמה

אושר
מנהל כללי
CJSC "מפעל פורצלן לומונוסוב"
חתימה אישית I.S. Sergeev
12.01.2011
כאשר מסמך מאושר על ידי מספר פקידים, חתימותיהם מוצבות באותה רמה.
כאשר מסמך מאושר בהחלטה, החלטה, צו, פרוטוקול, חותמת האישור מורכבת מהמילה APPROVED (APPROVED, APPROVED או APPROVED), שם המסמך המאשר בתיק האינסטרומנטלי, התאריך שלו, מספרו.

לדוגמה

מאושר על ידי
לפי החלטת האסיפה הכללית
בעלי מניות מיום 15.09.2010 מס' 14
אוֹ
מאושר על ידי
בהוראת היושב ראש
מועצת הבנק
מיום 01.02.2011 מס' 12
לא לכל מסמך יש חותמת אישור.

רשימה אינדיקטיבית של מסמכים טעונים אישור.
פעולות (בדיקות וביקורות; קבלת מתקני בנייה שהושלמו, ציוד; מחיקות; בדיקה, העברת תיקים; פירוק ארגונים, מוסדות, מפעלים וכו').
הסכמים (על ייצור עבודה, אספקה ​​חומרית וטכנית, שכירות של מקום; על אספקה, חוזים, שיתוף פעולה מדעי וטכני, אחריות וכו').
מטלות (לתכנון מתקנים, מבנים טכניים, בניית הון; לביצוע מחקר, תכנון ועבודות הנדסיות וטכנולוגיות; טכניות וכו')
הנחיות (כללים) - (רשמיות; על עבודה משרדית; אמצעי בטיחות; תקנות עבודה פנימיות וכו')
תקנים (צריכת חומרי גלם, חומרים, חשמל; עיצוב טכנולוגי; מספר עובדים וכו')
דוחות (על פעילות ייצור, נסיעות עסקים, פרויקטי מחקר וכו')
רשימות (תפקידים של עובדים עם שעות עבודה לא שגרתיות; מפעלים הכפופים להטבות מסוימות; חומרים דוקומנטריים סטנדרטיים שנוצרו בפעילות של משרדים, מחלקות וארגונים אחרים, המציינים את תקופות האחסון של החומרים וכו')
תוכניות (ייצור; בנייה והתקנה, תכנון וסקר, עבודת מחקר, הכנסת טכנולוגיה חדשה; משלוחים שיתופיים של מוצרים; הפצת מוצרים לפי המינוח שנקבע; הכנסה לדיור ושירותים קהילתיים, שיפוץ; עבודת מועצת המנהלים, מדעית ומועצה טכנית, ייעוץ מדענים וכו')
תקנון (על הארגון; יחידה מבנית; בונוסים, השתלמויות וכו')
תוכניות (עבודה ופעילויות; הדרכה וכו')
מחירים לייצור עבודה.
אומדנים (הוצאות על אחזקת מנגנון הניהול, מבנים, חצרים, מבנים; שימוש בכספי הקרן הארגונית; להכנה ופיתוח של ייצור מוצרים חדשים; לבניית הון וכו')
תקנים מדינה, תעשייה, תנאים טכניים.
מבנה ואיוש עובדים.
תעריפי תעריפים.
אמנת ארגון.
צורות של מסמכים מאוחדים.
טבלאות איוש ושינויים בהם.
פתרון הבעיה.
ההחלטה מכילה אינדיקציה לפתרון (הכנת פתרון) לסוגיה האמורה במסמך.
ההחלטה, הכתובה על המסמך על ידי הפקיד הרלוונטי, כוללת את השמות, ראשי התיבות של המוציאים לפועל, תוכן הצו (במידת הצורך), המועד האחרון לביצוע, החתימה והתאריך.

לדוגמה:

א.ו. זייצבה
ניקיטין פ.ס.
נא להכין פרויקט
הסכמים עם חברת "הרמס"
עד 21.01.2011
חתימה אישית
תַאֲרִיך
מותר להוציא החלטה בגיליון נפרד.
כותרת לטקסטכולל סיכוםמסמך. הכותרת חייבת להתאים לשם של סוג המסמך. הכותרת יכולה לענות על שאלות:
על מה (על מי), על מה (מי)?
לדוגמה: צו ליצירת עמלת אישור; תיאור התפקיד של המעצב המוביל.
אין לציין את הכותרת לטקסט של מסמכים שנכתבו על גבי טפסים בפורמט A5.
סימן בקרהביצוע המסמך מסומן באות "K", המילה או החותמת "שליטה".
הטקסט של המסמך מנוסח בשפת המדינה של הפדרציה הרוסית או בשפות המדינה של הישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית והישויות המרכיבות את הפדרציה הרוסית.
טקסטים של מסמכים ערוכים בצורה של שאלון, טבלה, טקסט קוהרנטי או בצורה של שילוב של מבנים אלה.
בעת חיבור טקסט בצורת שאלון, שמות המאפיינים של האובייקט המאופיין חייבים לבוא לידי ביטוי באמצעות שם עצם בנוסח נקוב או ביטוי עם פועל גוף שני ברבים של הווה או עבר ("יש" ", "שלהם" או "היו", "היו" וכו'). המאפיינים המובעים בעל פה חייבים להיות עקביים עם שמות השלטים.
העמודות והשורות של הטבלה חייבות לכלול כותרות המובעות כשם עצם באותיות נומינטיביות. כותרות משנה של עמודות ושורות צריכות להיות עקביות עם הכותרות.

אם הגיליון האלקטרוני מודפס על יותר מעמוד אחד, יש למספר את עמודות הטבלה ורק את המספרים של עמודות אלו יש להדפיס בעמודים הבאים.
טקסט קוהרנטיבדרך כלל מורכב משני חלקים.
בחלק הראשון ציינו את הסיבות, הנימוקים, המטרות של עריכת המסמך,
בשני (סופי) - החלטות, מסקנות, בקשות, הצעות, המלצות.
הטקסט עשוי להכיל רק את החלק הסופי (למשל פקודות - חלק מינהלי ללא הצהרה; מכתבים, הצהרות - בקשה ללא הסבר).
בטקסט של מסמך שהוכן על בסיס מסמכים מארגונים אחרים או מסמכים שפורסמו בעבר, ציינו את פרטיהם:
כותרת המסמך;
שם הארגון - מחבר המסמך;
תאריך המסמך;
מספר הרישום של המסמך;
כותרת לטקסט.
אם הטקסט מכיל מספר החלטות, מסקנות וכדומה, אזי ניתן לחלק אותו לסעיפים, תת-סעיפים, פסקאות, הממוספרים בספרות ערביות.
במסמכים (סדר, סדר)ארגונים הפועלים על פי עקרונות ניהול של איש אחד, כמו גם מסמכים המופנים להנהגת הארגון, הטקסט מוצג בגוף ראשון יחיד ("הזמנה", "הצעה", "שאל").
במסמכים גופים קולגיאלייםהטקסט מוצג בגוף שלישי יחיד ("מחליט", "מחליט").
במסמכים משותפים הטקסט מוצג בגוף ראשון רבים ("אנחנו מזמינים", "הוחלט").
הטקסט של הפרוטוקול מוצג בגוף שלישי רבים ("הקשיב", "דיבר", "החליט", "החליט").
במסמכים הקובעים את הזכויות והחובות של ארגונים, החטיבות המבניות שלהם (תקנות, הוראות), וכן המכילים תיאור, הערכת עובדות או מסקנות (מעשה, תעודה), השתמש בצורת הצגת הטקסט מאדם שלישי, יחיד או רבים ("המחלקה ממלאת תפקידים", "העמותה כוללת", "הוועדה הקימה").
שימוש באותיות הטפסים הבאיםהַצָגָה:
- בגוף ראשון רבים ("אנא שלח", "שלח לתמורה");
- בגוף ראשון יחיד ("אני רואה בכך צורך", "נא להדגיש");
- מגוף שלישי יחיד ("למשרד לא אכפת").
סימן זמינות אפליקציה, הנקראים בטקסט של המסמך, מנוסחים באופן הבא:
יישום: 5 ליטר. ב-2 עותקים.
אם למכתב יש קובץ מצורף שאינו מופיע בטקסט, ציין את שמו, מספר הגיליונות ומספר העותקים; אם יש מספר יישומים, הם ממוספרים ,

לדוגמה:

יישומים.
1. תקנה על המשרד להלוואות אזוריות, 5 עמודים. בעותק 1.
2. כללים להכנת וביצוע מסמכים למשרד ההלוואות האזוריות ב-7 עמודים. ב-2 עותקים.
הסימון ממוקם פסקה אחת מהשוליים השמאליים של המסמך בשלושה מרווחים.
אם קבצים מצורפים כרוכים, מספר הגיליונות אינו מצוין.

כל קצין כוח אדם בתהליך עבודה צריך לערוך מסמכים רבים מאותו סוג, ומסמכים אלו חייבים להיות ערוכים בצורה נכונה ואחידה. כמובן שהחקיקה מגדירה את ההליך העיקרי למילוי טפסים מאוחדים, ספרי עבודה, תוכן חוזה עבודה. אך על מנת לארגן עבודה עם מסמכים בחברה שלך, רצוי לפתח הוראה בנושא ניהול משאבי אנוש ולוח זמנים של זרימת מסמכים.

ליצור את זרימת העבודה של מחלקת כוח אדם
* רשימה של מסמכי כוח אדם נדרשים, סוגים וזנים של תיעוד כוח אדם
* מינוח מקרים
* קיבוץ מסמכים לתיקים
דרישות לרישום תיעוד כוח אדם, לגליזציה של מסמכים
- המשך 1 אפשרויות עיצוב
* הדרכה לניהול רישומי כוח אדם
* הכנת תיקי שירות כוח אדם להעברה לארכיון הארגון, תקופות אחסון
* אחריות המעסיק להפרת הדרישות לניהול רישומי כוח אדם

מהן הדרישות לשמירת רישומי משאבי אנוש?

מסעיף 11 לחוק הפדרלי מס' 149-FZ:

1. -החקיקה של הפדרציה הרוסית או הסכם הצדדים עשויים לקבוע דרישות לתיעוד מידע.
2. -בגופים ניהוליים פדרליים, תיעוד המידע מתבצע באופן שנקבע על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית. כללי העבודה המשרדית וזרימת המסמכים שנקבעו על ידי גופים ממלכתיים אחרים, גופי ממשל עצמי מקומיים במסגרת סמכותם חייבים לעמוד בדרישות שנקבעו על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית במונחים של עבודה משרדית וזרימת מסמכים עבור גופים מבצעים פדרליים.

כללי עיבוד מסמכים

תיעוד אלקטרוני

לגליזציה של מסמכים

LLC "Mayak"
מחלקת הנהלת חשבונות
כלכלן ראשי
V.M. קוצ'טובה

המשך 1 בעמוד

שלח את העבודה הטובה שלך במאגר הידע הוא פשוט. השתמש בטופס למטה

סטודנטים, סטודנטים לתארים מתקדמים, מדענים צעירים המשתמשים בבסיס הידע בלימודיהם ובעבודתם יהיו אסירי תודה לכם.

מסמכים דומים

מושג מסמך אלקטרוני והערכת כוחו המשפטי. המשטר המשפטי של זרימת העבודה, עקרונות ושלבי האוטומציה שלו, הציוד והטכניקות בשימוש. חתימה דיגיטלית אלקטרונית של מסמך אלקטרוני. נהלים ליישוב סכסוכים.

מבחן, נוסף 14/03/2014


הגדרת המושגים של ניהול מסמכים אלקטרוניים, מסמכים וחתימה דיגיטלית, בעיותיהם שימוש בטוח... עקרונות תפקוד, יתרונות וחסרונות, הכרה בכוחם המשפטי של מסמכים אלקטרוניים בהשוואה למסמכי נייר.

תקציר, נוסף 02/05/2012


העבודה בוחנת את מערכת המשפט שפעלה בשטחה של אוקראינה - בפרט, בתי המשפט של זמסטבו. בית המשפט זמסקי שקל תיקים אזרחיים, ללשכתו הייתה הזכות כביכול לתת תוקף משפטי למסמכים שונים.

תקציר, נוסף 13/12/2005


פסיכולוגיה משפטית. מהות הגישות התיאורטיות בפסיכולוגיה משפטית. עקרון האובייקטיביות. גישות אישיות ופעילות בפסיכולוגיה. גישה שיטתית בפסיכולוגיה משפטית. גישות תיאורטיות אחרות בפסיכולוגיה משפטית.

עבודת קודש, נוספה 10/02/2008


מושגים ומהות אחריות משפטית. יחסי משפט מגן במערכת יחסי הציבור. גישות להבנת אחריות משפטית. סימנים, עקרונות, פונקציות של אחריות משפטית. הבעיה של אחריות חיובית.

עבודת קודש, התווספה 11/12/2010


נוהל מתן חופשה בתשלום למשך מפגש הסטודנט. סיפוק התביעה לתשלום האגרה. מושג הצורה (מקור) המשפט כדרך למתן תוקף משפטי רשמי לכלל התנהגות, ביטויו הרשמי החיצוני.

תקציר נוסף 12/12/2016


הרעיון, הסימנים ומהות האחריות המשפטית. נסיבות המונעות אחריות משפטית. עילות לפטור מאחריות משפטית. חזקת החפות. יישום האחריות המשפטית של משרד הפנים.

עבודת קודש, נוספה 02/09/2007