כוחו המשפטי של המסמך: המהות, הליכי נתינה. כוחו המשפטי של המסמך, הבסיס הנורמטיבי שלו. פרטים המעניקים למסמך תוקף משפטי מסמכים מעניקים תוקף משפטי למסמכים

לגיבוש זרימת המסמכים של מחלקת כוח אדם
* רשימה של מסמכי כוח אדם נדרשים, סוגים וזנים של תיעוד כוח אדם
* מינוח מקרים
* קיבוץ מסמכים לתיקים
דרישות לביצוע תיעוד כוח אדם, מתן תוקף משפטי למסמכים
- המשך 1 אפשרויות עיצוב
* הדרכה לניהול רישומי כוח אדם
* הכנת תיקים של שירות כוח אדם להעברה לארכיון הארגון, תקופות אחסון
* אחריות המעסיק להפרת הדרישות לניהול רישומי כוח אדם

מהן הדרישות לניהול רישומי כוח אדם

מסעיף 11 לחוק הפדרלי מס' 149-FZ:

1. -חֲקִיקָה הפדרציה הרוסיתאו בהסכמת הצדדים, ניתן לקבוע דרישות לתיעוד מידע.
2. - בגופים ניהוליים פדרליים, המידע מתועד באופן שנקבע על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית. הכללים לעבודה משרדית וזרימת מסמכים שנקבעו על ידי גופים ממלכתיים אחרים, גופי ממשל מקומיים במסגרת סמכותם חייבים לעמוד בדרישות שנקבעו על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית במונחים של עבודה משרדית וזרימת מסמכים עבור גופים ניהוליים פדרליים.

כללי תיעוד

תיעוד אלקטרוני

מתן תוקף משפטי למסמכים

LLC "Mayak"
ראיית חשבון
כלכלן ראשי
V.M. קוצ'טובה

המשך 1 בעמוד

בארגונים בתוך תהליך ייצורעובדים מתקשרים זה עם זה באופן פנימי. הם כותבים הצהרות, מודיעים זה לזה בהודעות על התקדמות העבודה שבוצעה או על האופן שבו יש לעשותה. לעתים קרובות מסמכים כאלה הם בעלי חשיבות גבוהה ולכן חייבים להיות בעלי תוקף משפטי.

כדי לתת למסמך תוקף משפטי, יש להקפיד על הכללים הבאים:

על המעסיק, בעת יצירת מסמך התכתבות פנימי, לדבוק בתקנות החקיקה העדכניות;

עובד יכול להוציא מסמך רק במסגרת סמכותו;

המעסיק מחויב לעמוד בכללי הכנת וביצוע מסמכים וכן היכרות עם העובדים (במידת הצורך).

דרישות המעניקות למסמך תוקף משפטי

הרכב הפרטים החובה שנותן למסמכים שנוצרו תוקף משפטי:

1. מחבר המסמך (שם הארגון, המוסד, המיזם, המציין השתייכות מחלקתית או צורה משפטית). חלופה תהיה להדפיס את המסמך על נייר מכתבים. חלק מהמסמכים מציינים בנוסף את העיר שבה פורסם מסמך זה.

2. כותרת המסמך (צו, תקנה וכו').

3. מועד יצירת המסמך, אישורו, כניסתו לתוקף.

4. אינדקס רישום (מספר) של מסמך זה בהתאם לשיטת הרישום בה נוקטת החברה.

6. חתימת ראש הארגון או גורם אחראי שהוסמך על ידו. ניתן להדביק את חתימת הראש במספר צורות, בפרט:

6.1. חתימה ישירה (כמו בהזמנות בצורות מאוחדות - ציון המיקום, פענוח החתימה והחתימה עצמה).

6.2. חותמת אישור ישירה חתומה על ידי ראש (או פקיד מורשה) של ארגון זה. חותמת האישור מודבקת בכותרת העליונה של המסמך עם צד ימין.

6.3. חותמת אישור עקיפה, בתיווך, למשל, באמצעות אישור בצו. חותמת כזו מודבקת, ככלל, גם על הכותרת העליונה של המסמך בצד ימין (כמו בטופס המאוחד T-3 - איוש).

6.4. בצורה של החלטה של ​​מנהל, למשל, על הצהרת עובד. על ההחלטה להכיל ארבעה מרכיבים: מקבל ההחלטה, הפעולה המנהלית או ההוראה עצמה, חתימת ראש ותאריך מתן ההחלטה. ההחלטה מודבקת, ככלל, ביד בכל מקום פנוי של המסמך, אך לרוב בחלקו העליון.

7. אשרות אישור לאותם סוגי מסמכים שללא אשרות כאלו לא יהיה להם תוקף משפטי מלא. למשל, אשרות אישור מול הגוף הראשי של האיגוד המקצועי, תוך התחשבות בחוות דעת הנציגות, הסכם עם עורך דין, עם רואה החשבון הראשי וכו'. מסמכים הדורשים אישור נקבעים על פי דרישות החקיקה הנוכחית, טפסים מאוחדים ותקנות מקומיות פנימיות של הארגון עצמו, בפרט, הנחיות לעבודה משרדית או תקנות למחלקות וכו' (אם יש). אשרת האישור יכולה להיות בצורות הבאות:

7.1. ציון המסמך המאשר את האישור (טופס מאוחד T-7). חותמת האישור מודבקת, ככלל, בחלק התחתון של העיצוב בצד שמאל.

7.2. ציון הנוסח המאשר את ההסכם, עמדת האדם או האנשים עמם נערך ההסכם, חתימה/חתימות, תמליליהם ומועדי ההסכם. אשרת האישור מודבקת, ככלל, בתחתית החלק הפורמלי של המסמך או בכל מקום פנוי.

8. אשרות היכרות חייבות להיות תחת כל פקודות כוח אדם ומסמכים אחרים, אשר במהותם חייבים להיות מועברים למעגל מסוים של עובדים. דרישה זו כוללת גם את תאריך ההיכרות על ידי העובדים בכתב יד תחת המסמך החתום. אשרת ההכרות מודבקת בתחתית המסמך במרכז או בצד שמאל.

הטפסים המאוחדים שפותחו על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה בנויים תוך התחשבות במתן תוקף משפטי למסמכים ומכילים את כל הפרטים שצוינו (למרות שיש חריגים, למשל, כרטיס אישי של עובד - הטופס המאוחד T-2 אינו מכיל מספר רישום , שכן מסמכים אלו אינם נשמרים כרונולוגית, אלא לפי אלפביתי).

דוגמה לכל הפרטים המפורטים בטופס מאוחד מובאת להלן תוך שימוש בטופס המאוחד T-6 כדוגמה - הזמנה לחופשה.

מתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימית

התכתבות פנימית בארגון פותרת את המשימות הבאות:

1. מביע ומתעד בכתב את חוות הדעת, הבקשה, ההצעה של אחד הצדדים, המעסיק או העובד, או שיש בו כדי ליידע את הצד השני.

2. מהווה חוליה אינטגרלית בהליך סיום חוזה עבודה, העברת עובדים, רישום חופשות והליכי כוח אדם נוספים.

3. משמש כראיה תיעודית הכרחית בעת בחינת סכסוך עבודה.

על מנת שהתכתבות פנימית תבצע את כל המשימות הנ"ל, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. יש לבצע את המסמך בצורה נכונה, על כל הפרטים הדרושים לו.

2. על המסמך להיות בעל מספר רישום לפי פנקס התיעוד הנכנס והיוצא.

3. על מסמך זה להיענות רשמית על ידי הצד המקבל. לדוגמה, בצורה של החלטה.

4. יש לשמור את המסמך תוך התחשבות בדרישות הארכיון שנקבעו.

לרוב, העובד מנהל התכתבויות פנימיות בעזרת הצהרות, רשמיים ותזכירים, והמעסיק - בצורת הודעות. מסמכי התכתבות פנימיים נערכים לא רק אם יש צורך בהחלפת מסרים רשמיים בין עובדים, אלא גם בין ראשי מחלקות ועובדים, ראשי מחלקה ואחרים וכו'.

נכון לעכשיו, רוב התכתובת הזו מתבצעת ב בפורמט אלקטרוני, באמצעות הודעות בדואר אלקטרוני . עם הודעות כאלה, קשה מאוד להוכיח שהמסמך האלקטרוני הזה נוצר על ידי עובד מסוים זה (גם בעת הגדרת סיסמאות, תצטרך להוכיח שאף אחד מלבד העובד המסוים הזה לא ידע את הסיסמה לגישה למייל מסוים). לפיכך, במקרה של סכסוך או סכסוך אפשרי, מומלץ לערוך מסמכים בנייר, המאשרים בחתימתך, ולהירשם באמצעות גורם רשמי בחברה האחראי על רישום המסמך.

ניתן לתת להתכתבות כזו תוקף משפטי אם העובד מדפיס את ההודעות האלקטרוניות והפקיד רושם אותן. בנוסף, המסמכים הפנימיים של החברה (תקנות מקומיות פנימיות) צריכים לתקן בדיוק שיטה כזו של חילופי מידע, כמו גם את תדירות בדיקת ההודעות, כמנגנון עבודה לתקשורת.

לשקול עקרונות כללייםמתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימית - הצהרות והודעות. מסמכים אלו הם לרוב הראיה העיקרית בסכסוכי עבודה, ולכן עבודה מוסמכת איתם חשובה ביותר כדי להגן על האינטרסים של המעסיק.

מאפייני רישום ומתן תוקף משפטי להצהרות

האינטרס של המעסיק הוא שההצהרות האישיות של העובדים יתבצעו ביד. בדרך כלל, ארגונים משתמשים בטפסי תבנית שבהם יש למלא ביד לפחות את חתימת העובד ואת תאריך החתימה על הבקשה. לעתים קרובות ביצוע כזה של הצהרות מתפרש בסכסוך שיפוטי כעובדה של לחץ על העובד.

באופן עקרוני, ניתן ליצור את הבקשה גם באופן אוטומטי, אך עם זאת, לאחר מכן היא מודפסת ונחתמת על ידי מי שעורך את הבקשה הזו.

רצוי כי בבקשה, בשים לב להליך של מתן תוקף משפטי למסמכים לעיל, יש לכלול את הפרטים הבאים:

1. כותרת המסמך היא "בקשה".

2. נמען - אליו נשלחת הבקשה תוך ציון התפקיד בארגון מסוים, שם מלא. רשמי.

3. מהדר - ממי זה נשלח תוך ציון התפקיד והשם המלא. עוֹבֵד.

4. טקסט ההצהרה.

5. חתימה של מגיש הבקשה.

6. תאריך הבקשה.

7. חתימות אישור (לרוב עם ראש היחידה המבנית - במידת הצורך). אביזר זה הוא אופציונלי. לכן, נוכחותו נקבעת על ידי עקרונות העבודה עם מסמכים כאלה בארגון מסוים.

8. מספר רישום הבקשה. המספר מוקצה למסמך לפי יומן התיעוד הנכנס (או יומן אחר, בהתאם לבניית מערכת הרישום בארגון מסוים), תוך ציון המספר, תאריך קבלת המסמך וחתימת הגורם האחראי. (למשל, מזכירה). האחראי על קבלת מסמכים אלה רושם את המספר.

9. החלטה של ​​מי שאליו הופנתה הבקשה או המורשה לפתור בעיה ספציפית. על ההחלטה להכיל חתימה בכתב יד, תאריך והחלטה מנהלית בסוגיית הבקשה המציינים את הפקיד הספציפי (שם משפחתו או פשוט המחלקה) שאליו נשלח צו זה ו(במידת הצורך) התאריך שבו הצו. שצוין בהחלטה יש למלא.

10. לאחר ביצוע נהלי כוח אדם על בסיס בקשה זו, ניתן לסמן בה על ביצוע פקודת הראש (ראה דוגמה 8). הם מודבקים, ככלל, בחלק התחתון של החלק העיצובי של המסמך משמאל או בכל מקום פנוי.

11. ייתכנו סימנים של מספר התיק אליו נשלחת בקשה זו.

הנה דוגמה לאפליקציה עם כל הפרטים הדרושים בה.

תכונות של רישום ומתן תוקף משפטי להודעות

המעסיק כותב הודעות על מנת ליידע את העובד על משהו. לדוגמה, להזהיר אותו לגבי הירידה המוצעת בצוות (סעיף 180 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), לגבי החופשה השנתית הרגילה הקרובה, על פי לוח החופשות של החברה (סעיף 123 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית) , על השינוי הקרוב בתנאי חוזה העבודה (סעיף 74 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), על העובדה שחוזה עבודה לתקופה קצובה עם עובד מצטמצם (סעיף 79 לקוד העבודה של העובד). הפדרציה הרוסית) וכו'.

הודעות רשמיות לעמידה בנוהל הקבוע בחקיקת העבודה צריכות להיערך בנייר בלבד, שכן מסמכים אלו יהוו אישור על עמידה בנוהל שנקבע, והעובד מאשר את קבלת הודעה זו, ככלל, על לתעד עצמו.

להלן תמציות מחוק העבודה, המאשרות את הדרישה לטופס הודעה בכתב במקרים מסוימים של עמידה בדרישות חקיקת העבודה.

קטע מסמך

בכל המקרים הללו, המעסיק יצטרך לאשר את עובדת ההודעה לעובד לפרק זמן מסוים, העומד בדרישות חקיקת העבודה. לפיכך, הודעות כאמור ניתנות לעובד בחתימה אישית. והדבר החשוב ביותר בעת מסירת הודעה הוא לא כל כך החתימה על ידי העובד, אלא ציון תאריך קבלת הודעה כזו.

ההודעה כוללת את כל אותם הפרטים שצריכים להיות על כל מסמך כוח אדם.

מערכת רישום מסמכים להתכתבות פנימית

למעסיק יהיה קל יותר להגן על עצמו במקרה של סכסוך עבודה (כולל שיפוטי) אם לארגון יש מערכת רישום מסמכים בנויה בצורה מוכשרת. מערכת הרישום בחברה נחוצה עבור:

רישום זמינות המסמכים ומעקב אחר תנועתם;

מתן תוקף משפטי למסמכי החברה;

ארגון מיטבי של זרימת מסמכים פנימית בארגון;

הגנה על האינטרסים של המעסיק במקרה של סכסוך שיפוטי. במקרה זה, מערכת רישום היומן תאשר את העובדה שהמסמך נוצר בתאריך מסוים.

מספר היומנים (פנקסי חשבונות) שיש לנהל ישירות תלוי במאפייני פעילות הארגון. על מנת שיומני החשבונאות (הספרים) ימלאו לא רק את תפקיד רישום המסמכים, אלא גם ישמשו כראיה במקרה של סתירה לכך שהמסמך נוצר בפועל בפרק זמן מסוים ולא ניתן היה להזין אותו מאוחר יותר, מומלץ להקפיד על הכללים הבאים לרישום כתבי עת אלו.

כתבי עת חייבים:

יש כריכה קשה (כדי לעמוד בחיי המדף);

בעלי כריכת דבק (כדי להוכיח את חוסר האפשרות או הקושי להסיר גיליון או להוסיף גיליון לכתב עת קיים);

בעלי עמודים ממוספרים מתחילתו ועד סופו;

להיות תפור;

להיות מאושר על ידי חותמת הישות המשפטית וחתימת ראש הארגון (למעט שני ספרי החשבונאות הראשונים של ספרי עבודה, אשר חייבים להיות מאושרים על ידי חותם שעווה או חותם (סעיף 41 לצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מה-16 באפריל 2003 מס' 225 "על ספרי עבודה").

הראייה הפנימית של כתבי עת בהם ניתן לרשום מסמכי התכתבות פנימית מפותחת על ידי הארגונים עצמם, שכן אין צורות מאוחדות של כתבי עת. להלן דוגמה לצורתם.

העתקות ושכפולים

לעתים קרובות מסמכים של התכתבות פנימית מועברים לפקידים בצורה של עותקים או כפילויות, במיוחד אם המסמך המקורי נשלח לפקיד גבוה יותר או מתויק לתיק, אך יש לבצע פעולות נוספות במסמך.

עותק המסמך יכול להיות פקסימיליה או בחינם. עותק פקסמשחזר במלואו את תוכן המסמך ואת כל תכונותיו החיצוניות - הפרטים הכלולים במקור (כולל החתימה והחותם) או חלק מהם, מאפייני מיקומם. עותק חינםנוצר במכונות כתיבה, מכיל את כל פרטי המסמך, אך אינו חוזר בהכרח על צורתו.

העובד האחראי על המסמכים מאשר את ההעתקים. אישור ההעתקים מתבצע על ידי הדבקת המילה "נכון" או "ההעתק נכון" וציון החתימה, תמלול שלה ותאריך הגורם האחראי. ככלל, תעודת האישור מודבקת בתחתית החלק הפורמלי של המסמך בכל מקום פנוי.

אם המסמך מוגש לארגונים אחרים, על עותקים של מסמכים (תמציות מהם) הקפד להחתים .

לְשַׁכְפֵּל - עותק כפול של מסמך רשמי בעל התוקף המשפטי של המקור.

* * *

לכן, לא ניתן לזלזל במסמכי ההתכתבות הפנימית - לעתים קרובות ההכרה בחוקיות ההליך תלויה בביצועם ובעיבודם הנכונים. אבל עם המסמכים האלה המעסיקים לרוב לא יודעים איך להתמודד. ניירות כאלה אינם רשומים, אינם נלקחים בחשבון, אינם מוסכמים, מה שמשפיע לרעה לא רק על התוקף המשפטי של המסמך, אלא גם על הליכי הניהול המתבצעים בחברה. פעמים רבות, בשל כך, המעסיק אינו יכול להוכיח את אשמתו של עובד מסוים ואינו יכול להפעיל שיטות משפטיות להחלת סנקציה משמעתית או סיום חוזה עבודה עם עובד. חברות רבות מתחילות לבנות מערכת לעבודה עם מסמכים כבר על הטעויות שלהן, אבל עדיף למנוע השלכות שליליותמאשר להתמודד עם התוצאה שלהם.

1 תאריך בכתב יד

2 תאריך אישי

מילות מפתח:

1 -1

בארגונים, כחלק מתהליך הייצור, העובדים מנהלים התכתבות פנימית זה עם זה. הם כותבים הצהרות, מודיעים זה לזה בהודעות על התקדמות העבודה שבוצעה או על האופן שבו יש לעשותה. לעתים קרובות מסמכים כאלה הם בעלי חשיבות גבוהה ולכן חייבים להיות בעלי תוקף משפטי.

Mitrofanova V.V.

כדי לתת למסמך תוקף משפטי, יש להקפיד על הכללים הבאים:

• על המעסיק, בעת יצירת מסמך התכתבות פנימי, לדבוק בתקנות החקיקה העדכניות;
• עובד יכול להוציא מסמך רק במסגרת סמכותו;
• המעסיק מחויב לעמוד בכללי הכנת וביצוע מסמכים וכן היכרות עם העובדים (במידת הצורך).

הרכב הפרטים החובה שנותן למסמכים שנוצרו תוקף משפטי:

1. מחבר המסמך (שם הארגון, המוסד, המיזם, המציין השתייכות מחלקתית או צורה משפטית). חלופה תהיה להדפיס את המסמך על נייר מכתבים. חלק מהמסמכים מציינים בנוסף את העיר שבה פורסם מסמך זה.

2. כותרת המסמך (צו, תקנה וכו').

3. מועד יצירת המסמך, אישורו, כניסתו לתוקף.

4. אינדקס רישום (מספר) של מסמך זה בהתאם לשיטת הרישום בה נוקטת החברה.

6. חתימת ראש הארגון או גורם אחראי שהוסמך על ידו. ניתן להדביק את חתימת הראש במספר צורות, בפרט:

6.1. חתימה ישירה (כמו בהזמנות בצורות מאוחדות - ציון המיקום, פענוח החתימה והחתימה עצמה).

6.2. חותמת אישור ישירה חתומה על ידי ראש (או פקיד מורשה) של ארגון זה. חותמת האישור מודבקת בכותרת העליונה של המסמך בצד ימין.

6.3. חותמת אישור עקיפה, בתיווך, למשל, באמצעות אישור בצו. חותמת כזו מודבקת, ככלל, גם על הכותרת העליונה של המסמך בצד ימין (כמו בטופס המאוחד T-3 - איוש).

6.4. בצורה של החלטה של ​​מנהל, למשל, על הצהרת עובד. על ההחלטה להכיל ארבעה מרכיבים: מקבל ההחלטה, הפעולה המנהלית או ההוראה עצמה, חתימת ראש ותאריך מתן ההחלטה. ההחלטה מודבקת, ככלל, ביד בכל מקום פנוי של המסמך, אך לרוב בחלקו העליון.

7. אשרות אישור לאותם סוגי מסמכים שללא אשרות כאלו לא יהיה להם תוקף משפטי מלא. למשל, אשרות אישור מול הגוף הראשי של האיגוד המקצועי, תוך התחשבות בחוות דעת הנציגות, הסכם עם עורך דין, עם רואה החשבון הראשי וכו'. מסמכים הדורשים אישור נקבעים על פי דרישות החקיקה הנוכחית, טפסים מאוחדים ותקנות מקומיות פנימיות של הארגון עצמו, בפרט, הנחיות לעבודה משרדית או תקנות למחלקות וכו' (אם יש). אשרת האישור יכולה להיות בצורות הבאות:

7.1. ציון המסמך המאשר את האישור (טופס מאוחד T-7). חותמת האישור מודבקת, ככלל, בחלק התחתון של העיצוב בצד שמאל.

7.2. ציון הנוסח המאשר את ההסכם, עמדת האדם או האנשים עמם נערך ההסכם, חתימה/חתימות, תמליליהם ומועדי ההסכם. אשרת האישור מודבקת, ככלל, בתחתית החלק הפורמלי של המסמך או בכל מקום פנוי.

8. אשרות היכרות חייבות להיות תחת כל פקודות כוח אדם ומסמכים אחרים, אשר במהותם חייבים להיות מועברים למעגל מסוים של עובדים. דרישה זו כוללת גם את תאריך ההיכרות על ידי העובדים בכתב יד תחת המסמך החתום. אשרת ההכרות מודבקת בתחתית המסמך במרכז או בצד שמאל.

הטפסים המאוחדים שפותחו על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה בנויים תוך התחשבות במתן תוקף משפטי למסמכים ומכילים את כל הפרטים שצוינו (למרות שיש חריגים, למשל, כרטיס אישי של עובד - הטופס המאוחד T-2 אינו מכיל מספר רישום , שכן מסמכים אלו אינם נשמרים כרונולוגית, אלא לפי אלפביתי).

דוגמה לכל הפרטים המפורטים בטופס מאוחד מובאת להלן תוך שימוש בטופס המאוחד T-6 כדוגמה - הזמנה לחופשה.

מתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימית

התכתבות פנימית בארגון פותרת את המשימות הבאות:

1. מביע ומתעד בכתב את חוות הדעת, הבקשה, ההצעה של אחד הצדדים, המעסיק או העובד, או שיש בו כדי ליידע את הצד השני.

2. מהווה חוליה אינטגרלית בהליך סיום חוזה עבודה, העברת עובדים, רישום חופשות והליכי כוח אדם נוספים.

3. משמש כראיה תיעודית הכרחית בעת בחינת סכסוך עבודה.

על מנת שהתכתבות פנימית תבצע את כל המשימות הנ"ל, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. יש לבצע את המסמך בצורה נכונה, על כל הפרטים הדרושים לו.

2. על המסמך להיות בעל מספר רישום לפי פנקס התיעוד הנכנס והיוצא.

3. על מסמך זה להיענות רשמית על ידי הצד המקבל. לדוגמה, בצורה של החלטה.

4. יש לשמור את המסמך תוך התחשבות בדרישות הארכיון שנקבעו.

לרוב, העובד מנהל התכתבויות פנימיות בעזרת הצהרות, רשמיים ותזכירים, והמעסיק - בצורת הודעות. מסמכי התכתבות פנימיים נערכים לא רק אם יש צורך בהחלפת מסרים רשמיים בין עובדים, אלא גם בין ראשי מחלקות ועובדים, ראשי מחלקה ואחרים וכו'.

נכון לעכשיו, רוב התכתובת הזו מתבצעת ב בפורמט אלקטרוני,באמצעות הודעות בדואר אלקטרוני. עם הודעות כאלה, קשה מאוד להוכיח שהמסמך האלקטרוני הזה נוצר על ידי עובד מסוים זה (גם בעת הגדרת סיסמאות, תצטרך להוכיח שאף אחד מלבד העובד המסוים הזה לא ידע את הסיסמה לגישה למייל מסוים). לפיכך, במקרה של סכסוך או סכסוך אפשרי, מומלץ לערוך מסמכים בנייר, המאשרים בחתימתך, ולהירשם באמצעות גורם רשמי בחברה האחראי על רישום המסמך.

ניתן לתת להתכתבות כזו תוקף משפטי אם העובד מדפיס את ההודעות האלקטרוניות והפקיד רושם אותן. בנוסף, המסמכים הפנימיים של החברה (תקנות מקומיות פנימיות) צריכים לתקן בדיוק שיטה כזו של חילופי מידע, כמו גם את תדירות בדיקת ההודעות, כמנגנון עבודה לתקשורת.

שקול את העקרונות הכלליים של מתן תוקף משפטי למסמכי התכתבות פנימיים - הצהרות והודעות. מסמכים אלו הם לרוב הראיה העיקרית בסכסוכי עבודה, ולכן עבודה מוסמכת איתם חשובה ביותר כדי להגן על האינטרסים של המעסיק.

מאפייני רישום ומתן תוקף משפטי להצהרות

האינטרס של המעסיק הוא שההצהרות האישיות של העובדים יתבצעו ביד. בדרך כלל, ארגונים משתמשים בטפסי תבנית שבהם יש למלא ביד לפחות את חתימת העובד ואת תאריך החתימה על הבקשה. לעתים קרובות ביצוע כזה של הצהרות מתפרש בסכסוך שיפוטי כעובדה של לחץ על העובד.

באופן עקרוני, ניתן ליצור את הבקשה גם באופן אוטומטי, אך עם זאת, לאחר מכן היא מודפסת ונחתמת על ידי מי שעורך את הבקשה הזו.

רצוי כי בבקשה, בשים לב להליך של מתן תוקף משפטי למסמכים לעיל, יש לכלול את הפרטים הבאים:

1. כותרת המסמך היא "בקשה".

2. נמען - אליו נשלחת הבקשה תוך ציון התפקיד בארגון מסוים, שם מלא. רשמי.

3. מהדר - ממי זה נשלח תוך ציון התפקיד והשם המלא. עוֹבֵד.

4. טקסט ההצהרה.

5. חתימה של מגיש הבקשה.

6. תאריך הבקשה.

7. חתימות אישור (לרוב עם ראש היחידה המבנית - במידת הצורך). אביזר זה הוא אופציונלי. לכן, נוכחותו נקבעת על ידי עקרונות העבודה עם מסמכים כאלה בארגון מסוים.

8. מספר רישום הבקשה. המספר מוקצה למסמך לפי יומן התיעוד הנכנס (או יומן אחר, בהתאם לבניית מערכת הרישום בארגון מסוים), תוך ציון המספר, תאריך קבלת המסמך וחתימת הגורם האחראי. (למשל, מזכירה). האחראי על קבלת מסמכים אלה רושם את המספר.

9. החלטה של ​​מי שאליו הופנתה הבקשה או המורשה לפתור בעיה ספציפית. על ההחלטה להכיל חתימה בכתב יד, תאריך והחלטה מנהלית בסוגיית הבקשה המציינים את הפקיד הספציפי (שם משפחתו או פשוט המחלקה) שאליו נשלח צו זה ו(במידת הצורך) התאריך שבו הצו. שצוין בהחלטה יש למלא.

10. לאחר ביצוע נהלי כוח אדם על בסיס בקשה זו, ניתן לסמן בה על ביצוע פקודת הראש (ראה דוגמה 8). הם מודבקים, ככלל, בחלק התחתון של החלק העיצובי של המסמך משמאל או בכל מקום פנוי.

11. ייתכנו סימנים של מספר התיק אליו נשלחת בקשה זו.

הנה דוגמה לאפליקציה עם כל הפרטים הדרושים בה.

תכונות של רישום ומתן תוקף משפטי להודעות

המעסיק כותב הודעות על מנת ליידע את העובד על משהו. לדוגמה, להזהיר אותו לגבי הירידה המוצעת בצוות (סעיף 180 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), לגבי החופשה השנתית הרגילה הקרובה, על פי לוח החופשות של החברה (סעיף 123 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית) , על השינוי הקרוב בתנאי חוזה העבודה (סעיף 74 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית), על העובדה שחוזה עבודה לתקופה קצובה עם עובד מצטמצם (סעיף 79 לקוד העבודה של העובד). הפדרציה הרוסית) וכו'.

הודעות רשמיות לעמידה בנוהל הקבוע בחקיקת העבודה צריכות להיערך בנייר בלבד, שכן מסמכים אלו יהוו אישור על עמידה בנוהל שנקבע, והעובד מאשר את קבלת הודעה זו, ככלל, על לתעד עצמו.

להלן תמציות מחוק העבודה, המאשרות את הדרישה לטופס הודעה בכתב במקרים מסוימים של עמידה בדרישות חקיקת העבודה.

קטע מסמך

בכל המקרים הללו, המעסיק יצטרך לאשר את עובדת ההודעה לעובד לפרק זמן מסוים, העומד בדרישות חקיקת העבודה. לפיכך, הודעות כאמור ניתנות לעובד בחתימה אישית. והדבר החשוב ביותר בעת מסירת הודעה הוא לא כל כך החתימה על ידי העובד, אלא ציון תאריך קבלת הודעה כזו.

ההודעה כוללת את כל אותם הפרטים שצריכים להיות על כל מסמך כוח אדם.

מערכת רישום מסמכים להתכתבות פנימית

למעסיק יהיה קל יותר להגן על עצמו במקרה של סכסוך עבודה (כולל שיפוטי) אם לארגון יש מערכת רישום מסמכים בנויה בצורה מוכשרת. מערכת הרישום בחברה נחוצה עבור:

• רישום זמינות המסמכים ומעקב אחר תנועתם;
• מתן תוקף משפטי למסמכי החברה;
• ארגון מיטבי של זרימת מסמכים פנימית בארגון;
• הגנה על האינטרסים של המעסיק במקרה של סכסוך שיפוטי. במקרה זה, מערכת רישום היומן תאשר את העובדה שהמסמך נוצר בתאריך מסוים.

מספר היומנים (פנקסי חשבונות) שיש לנהל ישירות תלוי במאפייני פעילות הארגון. על מנת שיומני החשבונאות (הספרים) ימלאו לא רק את תפקיד רישום המסמכים, אלא גם ישמשו כראיה במקרה של סתירה לכך שהמסמך נוצר בפועל בפרק זמן מסוים ולא ניתן היה להזין אותו מאוחר יותר, מומלץ להקפיד על הכללים הבאים לרישום כתבי עת אלו.

כתבי עת חייבים:

• יש כריכה קשה (כדי לעמוד בחיי המדף);
• בעלי כריכת דבק (כדי להוכיח את חוסר האפשרות או הקושי להסיר גיליון או להוסיף גיליון לכתב עת קיים);
• בעלי עמודים ממוספרים מתחילתו ועד סופו;
• להיות תפור;
• מכיל אישור. היא מורכבת מציון שם כתב העת, מספר העמודים התפורים והממוספרים (במספרים ובמילים), תפקיד, חתימה ותמליל חתימת ראש הארגון ותאריך הנפקת כתב העת. חתימת ההסמכה מודבקת על הכריכה האחורית של המגזין מבחוץ או מחוצה לו;

• להיות מאושר על ידי חותמת הישות המשפטית וחתימת ראש הארגון (למעט שני ספרי החשבונאות הראשונים של ספרי עבודה, אשר חייבים להיות מאושרים על ידי חותם שעווה או חותם (סעיף 41 לצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מה-16 באפריל 2003 מס' 225 "על ספרי עבודה").

הראייה הפנימית של כתבי עת בהם ניתן לרשום מסמכי התכתבות פנימית מפותחת על ידי הארגונים עצמם, שכן אין צורות מאוחדות של כתבי עת. להלן דוגמה לצורתם.

העתקות ושכפולים

לעתים קרובות מסמכים של התכתבות פנימית מועברים לפקידים בצורה של עותקים או כפילויות, במיוחד אם המסמך המקורי נשלח לפקיד גבוה יותר או מתויק לתיק, אך יש לבצע פעולות נוספות במסמך.

עותקהמסמך יכול להיות פקסימיליה או בחינם. עותק פקסימיליה משחזר במלואו את תוכן המסמך ואת כל מאפייניו החיצוניים - הפרטים הכלולים במקור (כולל החתימה והחותם) או חלק מהם, מאפייני מיקומם. עותק חופשי נוצר על מכונות כתיבה, מכיל את כל פרטי המסמך, אך אינו חוזר בהכרח על צורתו.

העובד האחראי על המסמכים מאשר את ההעתקים. אישור ההעתקים מתבצע על ידי הדבקת המילה "נכון" או "ההעתק נכון" וציון החתימה, תמלול שלה ותאריך הגורם האחראי. ככלל, תעודת האישור מודבקת בתחתית החלק הפורמלי של המסמך בכל מקום פנוי.

אם המסמך מוגש לארגונים אחרים, על עותקים של מסמכים (תמציות מהם) הקפד להחתים.

לְשַׁכְפֵּל- עותק כפול של מסמך רשמי בעל התוקף המשפטי של המקור.

לכן, אי אפשר לזלזל במסמכי התכתובת הפנימית - לעתים קרובות ההכרה בחוקיות ההליך תלויה בביצועם ובעיבודם הנכונים. אבל עם המסמכים האלה המעסיקים לרוב לא יודעים איך להתמודד. ניירות כאלה אינם רשומים, אינם נלקחים בחשבון, אינם מוסכמים, מה שמשפיע לרעה לא רק על התוקף המשפטי של המסמך, אלא גם על הליכי הניהול המתבצעים בחברה. פעמים רבות, בשל כך, המעסיק אינו יכול להוכיח את אשמתו של עובד מסוים ואינו יכול להפעיל שיטות משפטיות להחלת סנקציה משמעתית או סיום חוזה עבודה עם עובד. חברות רבות מתחילות לבנות מערכת לעבודה עם מסמכים כבר על הטעויות שלהן, אבל עדיין עדיף למנוע השלכות שליליות מאשר להתמודד עם התוצאות שלהן.

הכותב הוא Ph.D.

אחת המטרות של תמיכה תיעודית של ההנהלה היא עדות לפעילות הארגון. רק על מנת, מדי פעם, להתווכח על פעולה או החלטה כלשהי, להוכיח אירוע כלשהו בחיי החברה, ומתבצעת עבודה משרדית. אבל לא כל מסמך יכול להפוך לראיה, אלא רק לאחד מהם שיש לו מה שנקרא כוח משפטי. מה הכוח המשפטי של מסמך וכיצד להשיגו, אנו מבינים את המאמר.

תוקף משפטי של המסמך

תוקף משפטי של מסמך: רכושו של מסמך רשמי כדי לגרום לתוצאות משפטיות. הגדרה זו נותנת

במילים אחרות, ניתן להציג מסמך בעל משמעות משפטית לבית המשפט כראיה, ניתן לצרף לחוזה, להציג בכל אימות. כעת נראה כיצד להבחין בין מסמכים בעלי תוקף משפטי לבין אלה שאין להם.

דרישות הנותנות תוקף משפטי

הפרטים העיקריים ("צו ראשון") המעניקים למסמך תוקף משפטי הם החתימה ו.

רק לאדם מורשה יש את הזכות לחתום על כל מסמך. כך, למשל, המנכ"ל יכול לחתום על כל מסמך בחברה שלו. מנהל כוח האדם רשאי לחתום על כל מסמכי כוח אדם או חלקם, אך רק אם יש לו ייפוי כוח לכך. ויפוי הכוח ניתן וחתום על ידי אותו מנכ"ל. ראש המחלקה יכול לחתום למשל על הנחיות החלות רק על המחלקה שלו. אך הזכות לעשות זאת שוב ניתנה לו על ידי האדם הראשון של החברה. אותו דבר לגבי קביעות.

על מסמך אחד ניתן להנפיק חתימה או חותמת אישור.

דרישת "הסדר השני", שבה עשוי להיות תלוי גם כוחו המשפטי של המסמך, היא נתוני הרישום של המסמך ( , ). זה כולל גם את צורת המסמך, שלמרות שהוא עצמו אינו אבזר, משלב כמה בבת אחת. יחד עם זאת, שימו לב: ללא חתימה/חותמת אישור, למסמך, על אף שנרשם והודפס על גבי טופס, לא יהיה כל תוקף משפטי.

תוקף משפטי של עותק של המסמך

כשלעצמו, אין לזה תוקף משפטי. הכל משתנה אם אתה עושה סימן אישור על העותק. הסימן אומר שהעותק המסוים הזה שווה לחלוטין למקור, ויש אדם ספציפי שאחראי לכך - הוא חותם על הסימן.

תוקף משפטי של המסמך האלקטרוני

חד משמעית ובלתי מעורערת, למסמך אלקטרוני יש תוקף משפטי רק במקרה אחד: אם הוא חתום בחתימה מוסמכת מוגברת של פקיד. חתימות אלו רשומות ברשויות אישורים מורשות במיוחד.

ברמת הארגון ניתן, באמצעות הוצאת תקנה מקומית מתאימה, לקבוע כי לפעולה המבוצעת מחשבון עובד יש תוקף חוקי. לדוגמה, אם עובד מקבל משימה ב-EDMS, לאחר שנכנס בעבר למערכת עם שם המשתמש והסיסמה שלו. אבל זה רק בתוך החברה: בסביבה החיצונית לא סביר שניתן יהיה להוכיח שאדם מסוים זה ביצע את הפעולה המסוימת הזו.

אנו מסיקים שרק מסמכי נייר מקוריים והעתקים מאושרים שלהם, כמו גם מסמכים אלקטרוניים החתומים בחתימה אלקטרונית מוסמכת משופרת, הם בעלי תוקף משפטי.