GOST 6.10.4-84 Systèmes de documentation unifiés. Donner force de loi à des documents sur un support machine et un machinogramme créé par informatique. Points clés

GOST 6.10.4-84

Groupe T54

NORME INTER-ÉTATS

Systèmes de documentation unifiés

DONNER VALIDITÉ JURIDIQUE AUX DOCUMENTS SUR LES SUPPORTS MACHINE
ET LA MACHINE GRAM CRÉÉE AU MOYEN
INGÉNIERIE INFORMATIQUE

Points clés

systèmes unifiés de documentation. Remise de
force de loi aux documents sur logiciel et machinogramme
créés par les ordinateurs. Général

Par décret du Comité d'État de l'URSS pour les normes du 9 octobre 1984 N 3549, la période d'introduction a été fixée à partir du 01/07/87

RÉÉDITER

Cette norme établit les exigences de composition et de contenu des mentions donnant force de loi aux documents sur support machine et machinogramme créés par informatique, ainsi que la procédure de modification de ces documents.

Cette norme est obligatoire pour toutes les entreprises, organisations et institutions (ci-après dénommées organisations) qui procèdent à l'échange d'informations de documents sur support machine et de machinogrammes.

Sur la base de cette norme, des normes industrielles et des normes d'entreprise peuvent être développées, en tenant compte des particularités de l'utilisation de documents sur un support machine et d'un programme machine à la fois entre organisations et lorsqu'elles sont utilisées directement dans une organisation.

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1. Le document sur un support machine doit être enregistré, produit et balisé conformément aux exigences de GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, et les informations sont codées conformément au All-Union classificateurs d'informations techniques et économiques. En l'absence des informations nécessaires dans les classificateurs pour toute l'Union, il est permis d'utiliser les codes des classificateurs intersectoriels et sectoriels enregistrés.
______________
* N'est plus valable sur le territoire Fédération Russe.

1.2. Le mashinogramme doit être créé en tenant compte des exigences des normes nationales pour les systèmes de documentation unifiés.

1.3. Un document sur un support de machine et un gramme de machine ne doivent être utilisés que s'il existe des décisions pertinentes des ministères et des départements.

1.4. Le transport (transfert, réexpédition, etc.) d'un document sur un support machine et d'un machinogramme doit être effectué avec une lettre d'accompagnement établie conformément à GOST 6.38-90 *. Un modèle de lettre de motivation est joint.
______________
GOST R 6.30-97** (ci-après).

** Sur le territoire de la Fédération de Russie, GOST R 6.30-2003 s'applique. - Notez "CODE".

1.5. Un document sur support machine et un document lisible par machine entrent en vigueur juridiquement après avoir satisfait aux exigences de cette norme et signé une lettre d'accompagnement.

1.6. L'enregistrement d'un document sur un support machine et la création d'un machinogramme doivent être basés sur les données enregistrées dans les documents originaux (primaires) reçus via des canaux de communication à partir d'appareils d'enregistrement automatique ou dans le processus de résolution automatisée de problèmes.

1.7. A la demande de l'organisation utilisatrice, pour le contrôle visuel d'un document créé sur un support machine, celui-ci est converti en une forme lisible par l'homme par divers moyens techniques d'affichage des données (afficheurs, dispositifs d'impression, etc.).

2. EXIGENCES POUR LES DÉTAILS DES DOCUMENTS SUR UN PORTE-MACHINE ET LES GRAMMES DE MACHINE CRÉÉS PAR UN ÉQUIPEMENT INFORMATIQUE

2.1. Un document sur support machine ou tapuscrit doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

nom de l'organisation - le créateur du document;

emplacement de l'organisation - le créateur du document ou de l'adresse postale;

Titre du document ;

date de fabrication du document;

le code de la personne responsable de l'exactitude de la production du document sur support machine ou machinogramme, ou, en règle générale, le code de la personne qui a approuvé le document.

Noter. Par décision des ministères et départements, il est permis d'utiliser des détails supplémentaires pour des documents individuels sur un support machine et un tapuscrit (numéro de téléphone, téléscripteur, fonction et nom de famille d'une personne qui a le droit de certifier un document enregistré sur un support machine et un machinegramme, etc.), reflétant les spécificités de création, d'utilisation et de transmission de ces documents.

2.2. Les détails obligatoires d'un document sur un support machine doivent être placés de manière à permettre une identification unique des détails.

2.3. Les détails obligatoires du texte dactylographié doivent être imprimés et placés conformément aux exigences des normes nationales pour les systèmes de documentation unifiés.

2.4. Le "Nom de l'organisation - le créateur du document" requis doit être écrit sous la forme suivante : code d'identification selon le classificateur pan-syndical des entreprises et des organisations (OKPO) * et le nom de l'organisation. Les abréviations établies peuvent être utilisées.
__________________
* Cet attribut doit être lié aux exigences de GOST 6.38-90.


Pour les organisations qui n'ont pas de droits entité légale, vous devez indiquer le code OKPO de l'organisation à laquelle ils sont subordonnés.

2.5. La condition "Emplacement de l'organisation - le créateur du document" doit être écrite sous la forme suivante: code d'identification selon le classificateur de toute l'Union "Le système de désignation des objets de la division administrative-territoriale de l'URSS et des républiques de l'Union, ainsi que les colonies » (SOATO) et le nom de la colonie où se trouve l'organisation .

2.6. Le "Nom du document" requis doit être écrit sous la forme suivante : code d'identification et nom de la forme du document selon le classificateur pan-syndical des documents de gestion (OKUD) * pour les documents à usage pan-syndical ou sectoriel (départemental ), classificateur républicain de la documentation de gestion - pour les documents sectoriels (départementaux), sous forme républicaine.
______________
* Sur le territoire de la Fédération de Russie, OK 011-93 est valide.

2.7. L'attribut "Date de production du document" doit être enregistré conformément aux exigences de GOST 6.38-90 et l'heure d'enregistrement du document est indiquée, permettant de l'identifier avec le protocole de la machine.

2.8. Le "Code de la personne responsable de la bonne production du document sur support machine ou programme machine" ou "Code de la personne qui a validé le document" requis doit être écrit sous la forme suivante : code d'identification et fonction, nom du personne responsable de la bonne production du document sur un support machine ou un programme machine, ou la personne qui a approuvé le document. La propriété du code par une personne spécifique doit être enregistrée auprès de l'organisation qui a créé le document sur un support machine ou produit le programme machine, et des outils techniques, logiciels et des conditions organisationnelles doivent être créés qui excluent la possibilité d'utiliser les codes d'autres personnes.

2.9. Les organismes soumis à des dispositions particulières doivent indiquer les détails prévus aux paragraphes. 2.4 ; 2.5 conformément aux règles des présentes dispositions.

2.10. La procédure de sélection, d'acceptation pour stockage et de délivrance aux consommateurs de documents sur support machine et machinogrammes, leur annulation et destruction est établie par les ministères et départements.

3. ORIGINAUX, DOUPLES, COPIES DU DOCUMENT SUR SUPPORT MACHINE ET GRAMMES MACHINE

3.1. Les originaux, duplicatas et copies du document sur support machine et machinogrammes reçus par le logiciel standard de ce complexe informatique ont la même valeur juridique s'ils sont établis conformément aux exigences de la présente norme.

3.2. L'original d'un document sur support machine est le premier enregistrement d'un document sur support machine et contenant une indication que ce document est un original.

L'original du tapuscrit est la première copie du document imprimée au moyen de la technologie informatique sur papier et contenant une indication que ce document est l'original.

3.3. Les doublons d'un document sur un support machine sont tous postérieurs dans le temps, authentiques dans des enregistrements de contenu d'un document sur un support machine et contenant une indication que ces documents sont des doublons.

Les doublons du tapuscrit sont tous plus tardifs, authentiques dans les impressions de contenu sur papier, contenant une indication qu'il s'agit de doublons.

3.4. Les copies d'un document sur support machine ou dactylographié sont des documents réécrits à partir d'un original ou d'un duplicata d'un document sur support machine ou machine à écrire vers un autre support, authentiques dans leur contenu et contenant une indication que ces documents sont des copies.

Les duplicatas et copies doivent contenir les mentions obligatoires contenues dans le document original sur un support machine ou un programme machine.

Sur une machine à écrire, qui est une copie d'un document sur un support machine, il doit en outre y avoir un cachet ou un sceau de l'organisation qui a converti le document en une forme lisible par l'homme, une inscription de reconnaissance et les signatures appropriées.

4. PROCÉDURE D'INTRODUCTION DE MODIFICATIONS AU DOCUMENT SUR LE PORTE-MACHINE ET LE PORTEUR GRAMM

4.1. Le document original sur un support machine ne peut être modifié que par l'organisation - le créateur du document avec l'enregistrement obligatoire du contenu et la raison des modifications et la personne responsable des modifications apportées.

L'enregistrement des modifications est effectué par l'organisation - le créateur de l'enregistrement du document.

4.2. Si des modifications sont apportées au machinegramme original, celui-ci doit indiquer les raisons des modifications, la date et l'heure de leur introduction, le poste et la signature de l'officiel qui a apporté les modifications, ainsi que sa transcription.

4.3. L'organisation - le créateur du document original sur un support machine ou un machinogramme est tenue d'informer les organisations - utilisateurs du document de toutes les modifications en envoyant une lettre d'accompagnement qui comprend des informations sur les modifications et contient, ainsi que l'indication de la détails requis conformément à la clause 2.1, les informations suivantes :

une indication de la raison du changement;

le moment du changement;

signature du fonctionnaire.

Si nécessaire, la lettre d'accompagnement peut contenir un cachet ou un sceau de l'organisation qui a créé le document original sur un support machine ou un programme machine.

4.4. Les modifications d'un duplicata (copie) d'un document sur un support machine ou d'un mashinogramme détenu par l'utilisateur ne sont effectuées que sur la base d'un avis de l'organisme qui a créé le document sur un support machine ou un mashinogramme.

4.5. Le document original modifié, ainsi que le duplicata et les copies du document modifié, restent juridiquement valables si les modifications sont apportées conformément aux exigences de la présente norme.

ANNEXE (référence). EXEMPLE DE LETTRE DE MOTIVATION

APPENDICE
Référence

Conformément à l'accord en date du 25 décembre 1984, je vous adresse des documents sur support informatique, comprenant les informations suivantes :

Application : bande magnétique - 3.

Noter. La lettre d'accompagnement est rédigée sur le papier à en-tête de l'organisation conformément aux exigences de GOST 6.38-90.

Le texte du document est vérifié par :
publication officielle
Systèmes de documentation unifiés : Sat.GOSTov. -
M. : Maison d'édition des normes IPK, 2001

GOST 6.10.4-84 Systèmes de documentation unifiés. Donner force de loi à des documents sur un support machine et un machinogramme créé par informatique. Points clés

GOST 6.10.4-84 Systèmes de documentation unifiés. Donner force de loi à des documents sur un support machine et un machinogramme créé par informatique. Points clés

un ?. Le concept de "force juridique du document", sa consolidation dans la norme d'État.

GOST 51141-98 "Travail de bureau et archivage. Termes et définitions". Force juridique document est une propriété d'un document officiel, qui lui est communiquée par la législation en vigueur, la compétence de l'organisme qui l'a délivré et la procédure d'enregistrement établie.

2 ?. Informations sur la forme du document. Le contenu du document, son caractère contraignant. La composition du certificat de documents: approbation, signature, sceau.

Pour qu'un document soit valide, il doit être :

Correctement encadré ;

Ne pas contredire le contenu de la législation actuelle ;

Être publié par un organisme habilité à le faire.

L'absence des détails nécessaires ou leur exécution incorrecte peut entraîner le fait que le document n'aura pas force de loi (par exemple, il n'y a pas de signature ou de date). S'il ne contient pas de titre pour le texte ou une note sur l'artiste, cela n'entraînera que certaines difficultés de travail avec le document, mais n'affectera pas sa signification juridique.

La force juridique du document est assurée par un ensemble de détails établis pour chaque type de document - éléments obligatoires de formalisation d'un document officiel. Le document principal qui établit la composition des détails et les exigences pour leur exécution est GOST R 6.30-2003 "Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie". Les conditions obligatoires qui garantissent la force juridique des documents sont les suivantes :

Nom de l'organisation (officielle) - l'auteur du document ;

Nom du type de document ;

Date du document;

Numéro d'enregistrement ;

Tampon d'approbation du document ;

Signature;

Toujours selon certaines sources : visa d'approbation, une marque sur la certification d'une copie, des données de référence sur l'organisation.

Signature est une condition obligatoire de tout document ; un fonctionnaire, signant un document, assume la responsabilité de l'authenticité du document et de tous conséquences possibles exécution des documents.

Date du document- l'un des détails les plus importants du document. L'absence de date sur le document le rend invalide.

Sceller- condition juridiquement significative, utilisée pour certifier la signature d'un fonctionnaire sur les documents (ou financiers) les plus importants.

Timbre d'approbation- certains documents n'acquièrent force de loi qu'à partir du moment où ils sont approuvés par le chef ou une autorité supérieure.

Numéro d'enregistrement est une garantie supplémentaire de l'authenticité du document. Il indique que le document a passé toutes les étapes de traitement, est enregistré et est donc un document officiel de l'entreprise.

Cadre législatif et réglementaire de la gestion des dossiers du personnel

La structure du cadre législatif et réglementaire de la gestion des dossiers du personnel :
1. Lois de la Fédération de Russie.
2. Décrets du Président de la Fédération de Russie, résolutions du Gouvernement de la Fédération de Russie ; Documents méthodologiques des organisations, autorités locales branche exécutive pour la gestion du personnel.
3. Actes normatifs de la norme d'État de la Fédération de Russie, ministères, départements, autorités exécutives fédérales.

Législation du travail et des pensions sur l'obligation de documenter le travail avec le personnel.

· Code du travail de la Fédération de Russie. C'est la loi fondamentale qui devrait guider le travail d'un spécialiste du personnel dans toute organisation. Les normes du code du travail réglementent la procédure d'embauche et de licenciement des salariés, l'organisation de leur temps de travail et de repos, les conditions de rémunération les salaires offrir aux employés divers avantages et rémunérations.

· Répertoire de qualification des postes de gestionnaires, spécialistes et autres employés (Approuvé par le décret du ministère du Travail de la Russie du 21 août 1998 n ° 37 (tel que modifié le 20 avril 2001): l'un des fonctions officielles le chef du service du personnel est chargé d'assurer la préparation des documents relatifs à l'assurance pension, ainsi que leur soumission à l'autorité de sécurité sociale. Règles pour demander une pension, attribuer une pension et recalculer le montant d'une pension, passer d'une pension à une autre conformément aux lois fédérales "sur les pensions de travail dans la Fédération de Russie" (datées du 17 décembre 2001 n ° 173-FZ ) et "Sur la pension d'État dans la Fédération de Russie" " loi( du 15 décembre 2001 n ° 166-FZ) (approuvé par le décret du ministère du travail de la Russie et de la caisse de retraite de la fédération de Russie du 27 février 2002 n ° 17 / 19pb; enregistré auprès du ministère de la justice de la Russie le 31 mai 2002 (n° d'enregistrement 3491); publié dans " journal russe"pour le 05.06.2002).

Présentation de la documentation du personnel lors de la mise en œuvre des activités de surveillance et de contrôle par les organes de l'Inspection fédérale du travail, d'autres organismes fédéraux et publics de surveillance et de contrôle ; autorités de poursuite.

・Selon la réglementation Code du travail de la Fédération de Russie, l'inspection nationale du travail est habilitée à superviser et à contrôler le respect par les employeurs de la législation du travail. Les inspecteurs du travail de l'État jouissent de larges droits dans l'exercice de la surveillance et du contrôle, ont le droit de visiter librement les organisations de toutes les formes organisationnelles et juridiques et les formes de propriété, ainsi que les employeurs - particuliers, pour demander aux employeurs et à leurs représentants des documents, des explications, informations nécessaires à l'exercice des fonctions de surveillance et de contrôle.

· Loi fédérale de la Fédération de Russie du 27 juillet 2006 n° 149-FZ "Sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information". Sur la base de cette loi, tout le travail du service du personnel avec les données personnelles des employés est construit. Par exemple, la question de savoir comment seront traitées et où seront stockées les informations reçues de l'employé lors de son entrée en fonction est en cours de décision.

· Loi de la Fédération de Russie du 29 juillet 2004 n° 98-FZ "sur les secrets commerciaux". Il établit une liste des informations pouvant constituer un secret commercial de l'organisation, une liste des employés qui y ont accès, une procédure de prise de connaissance des données secrètes et la responsabilité de la diffusion des informations confidentielles.

· Loi de la Fédération de Russie du 17 juillet 1999 n° 181-FZ "sur les principes fondamentaux de la protection du travail dans la Fédération de Russie". Les dispositions de ce document vous permettent de construire avec compétence un système de protection du travail dans l'organisation. Si une violation des règles de protection et de sécurité du travail est constatée, l'inspecteur du travail traduit les fonctionnaires coupables en responsabilité administrative.

· Loi de la Fédération de Russie du 8 août 2001 n° 134-FZ "Sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels dans le cadre du contrôle (supervision) de l'État". La loi donne une idée des droits et obligations de l'employeur lors de la réalisation de diverses inspections dans l'organisation. Par exemple, la loi mentionne les documents que l'employeur est en droit d'exiger de l'inspecteur lorsqu'il se présente dans l'organisation, le droit d'un représentant de l'entreprise d'être personnellement présent lors de l'inspection, la façon dont l'organisation peut faire appel des résultats insatisfaisants de l'inspection.

La force juridique du document est assurée par l'ensemble des détails établis pour chaque type de document et l'exécution sur une forme conforme à la norme.
Il ne faut pas oublier que différents documents consistent en un ensemble de détails différent et lors de la compilation d'un document, vous n'avez pas besoin d'utiliser tous les détails décrits dans GOST. Certaines conditions requises s'excluent mutuellement, par exemple, la condition requise "Données de référence sur l'organisation" est indiquée uniquement en lettres, tandis que "Nom du type de document" n'est pas écrit sur le papier à en-tête. Dans le processus de préparation et de traitement des documents, la composition des détails requis peut être complétée par d'autres détails, si la finalité du document, son traitement l'exige. Vous pouvez ajouter des détails supplémentaires aux formulaires unifiés de documents. Par exemple, sous la forme d'ordres d'embauche et de licenciement d'employés, ajoutez les détails «signature du chef du service du personnel», «signature du supérieur immédiat». Cependant, la suppression de données individuelles des formulaires unifiés n'est pas autorisée.
La composition des détails, caractérisant un document particulier, est déterminé par les objectifs de création du document, son objectif, les exigences relatives au contenu et à la forme de ce document, la méthode de documentation.
Les principaux documents qui établissent la composition des détails et les exigences de leur exécution sont GOST R 6.30-2003, les Règles pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477

Ces documents établissent les détails suivants qui sont utilisés dans la préparation et l'exécution des documents organisationnels et administratifs - résolutions, ordonnances, ordonnances, lettres, protocoles, actes et autres documents inclus dans OK 011-93 (OKUD) :
Code du formulaire de document et déposé selon le classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD). L'OKUD fait partie intégrante du Système unifié de classification et de codage des informations techniques, économiques et sociales et couvre les systèmes unifiés de documentation et les formes de documents autorisés à être utilisés dans l'économie nationale.
Emblème ou marque de l'organisation(marque de service) est apposé sur le papier à en-tête de l'organisation conformément à la Charte (règlement de l'organisation).
Code d'organisation(OKPO) sont apposés selon le classificateur panrusse des entreprises et des organisations.
OGRN- le numéro d'immatriculation principal d'une personne morale est apposé conformément aux documents délivrés par l'administration fiscale.
NIF/KPP- le numéro d'identification du contribuable / code du motif de l'inscription est inscrit conformément aux documents délivrés par l'administration fiscale.
Nom de l'entreprise, qui est l'auteur du document, doit correspondre au nom fixé dans ses documents constitutifs. Au-dessus du nom de l'organisation, indiquez l'abréviation et, en son absence, le nom complet de l'organisation mère (le cas échéant). Le nom abrégé de l'organisation est donné dans les cas où il est inscrit dans les documents constitutifs de l'organisation. Le nom abrégé (entre parenthèses) est placé en dessous ou après le nom complet. Les noms des organisations des sujets de la Fédération de Russie, qui, avec la langue officielle de la Fédération de Russie (le russe), ont la langue officielle des sujets de la Fédération de Russie, sont imprimés en deux langues.
Le nom de la succursale, du bureau territorial, du bureau de représentation est indiqué s'il est l'auteur du document, et est placé sous le nom de l'organisation.
Les informations de référence sur l'organisation comprennent notamment : adresse postale ; numéro de téléphone et autres informations à la discrétion de l'organisation (numéros de fax, numéros de télex, comptes bancaires, adresse e-mail).
Le nom du type de document rédigé ou publié par l'organisation doit être déterminé par la charte (règlement de l'organisation) et doit correspondre aux types de documents prévus par l'OKUD (classe 0200000). Par exemple, "Règles du règlement intérieur du travail", " Description de l'emploi».
La date du document est la date de sa signature ou de son approbation, pour le protocole - la date de la réunion (prise de décision), pour l'acte - la date de l'événement.
Les documents émis par deux ou plusieurs organisations doivent avoir une (seule) date.
Permis deux façons de formater la date du document: numérique ou mot-numérique.
Avec la méthode numérique, la date du document est établie en chiffres arabes dans l'ordre :
jour du mois, mois, année. Le jour du mois et le mois sont composés de deux couples de chiffres arabes séparés par un point ; année - quatre chiffres arabes.
Par exemple, la date du 5 février 2011 doit être écrite sous la forme suivante : 05/02/2011.
Il est permis de formater la date dans l'ordre : année, mois, jour du mois, par exemple, 2011.02.05.
Cette méthode d'enregistrement des dates est largement utilisée dans les archives - les dates sur les étagères, les dossiers et autres documents sont écrites dans l'ordre "inverse".
Avec la méthode verbale-numérique, il convient d'établir la date : 05 février 2011.
Le numéro d'enregistrement du document està partir de son numéro de série, qui peut être complété à la discrétion de l'organisation avec l'index des cas selon la nomenclature des cas, des informations sur le correspondant, les interprètes.
Le numéro d'enregistrement d'un document publié conjointement par deux ou plusieurs organismes est constitué des numéros d'enregistrement du document de chacun de ces organismes, séparés par une barre oblique dans l'ordre des auteurs dans le document.
Le numéro d'enregistrement du document est attribué sur la base de l'inscription effectuée dans le formulaire d'enregistrement correspondant.

Il existe les types de formulaires d'inscription suivants :

Cartes d'enregistrement et de contrôle (RKK);

Journaux d'enregistrement (livres);

Formulaires d'écran (lors de l'utilisation de la technologie informatique).

Les formes de certains magazines et livres sont approuvées par des organismes officiels. Par exemple, la forme du livre de comptabilité pour le mouvement des livres de travail et des encarts vers ceux-ci a été approuvée par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 n ° 69 «Sur l'approbation des instructions pour remplir cahiers de travail ».
Mais la plupart des formes développé à votre discrétion employeur. Les formulaires de documents peuvent être trouvés dans les documents ci-dessus.

Un document non enregistré n'a aucune valeur juridique !!!
Lien vers le numéro d'enregistrement et la date document comporte le numéro d'enregistrement et la date du document auquel il faut répondre. Cet attribut est obligatoire pour les lettres.
Lieu de compilation ou les éditions du document sont indiquées s'il est difficile de le déterminer par les détails "Nom de l'organisation" et "Données de référence sur l'organisation". Le lieu de compilation ou de publication est indiqué en tenant compte de la division administrative-territoriale acceptée, seules les abréviations généralement acceptées peuvent être utilisées.
destinataire peuvent être des organisations, leurs subdivisions structurelles, des fonctionnaires ou des individus. Lorsqu'un document est adressé à un fonctionnaire, les initiales sont indiquées avant le nom de famille.
Le nom de l'organisation et son unité structurelle sont indiqués au nominatif. La fonction de la personne à qui le document est adressé est indiquée au datif.
Par exemple:
au PDG
JSC Parus
VIRGINIE. Laptev
ou

SARL "Mayak"
Comptabilité
Économiste en chef
V.M. Kochetova

Le document ne doit pas contenir plus de quatre destinataires. Le mot "Copie" devant les deuxième, troisième, quatrième destinataires n'est pas indiqué. Avec un plus grand nombre de destinataires, une liste de diffusion du document est compilée.
L'"Adresse" requise peut inclure une adresse postale. Les éléments de l'adresse postale sont indiqués dans l'ordre établi par les règles de prestation des services postaux.
Lorsqu'un document est adressé à une organisation, son nom est indiqué, puis l'adresse postale, il est également permis de centrer chaque ligne de l'attribut "Adresse" par rapport à la ligne la plus longue.

Par exemple:

organisme gouvernemental
Recherche panrusse
Institut des sciences du document et de l'archivage
Rue Profsoyuznaya, 82, Moscou, 117393
Lorsque vous adressez un document à un particulier, indiquez le nom et le prénom, le patronyme du destinataire, puis l'adresse postale,

Par exemple:

Abramov Oleg Pavlovitch
st. Sadovaya, décédé le 5, app. 12,
Lipki, région de Toula, 301264
Lorsque vous adressez un document en même temps à une organisation et à un individu ("en copie"), l'adresse doit être émise selon l'exemple :
Département des affaires intérieures de la région de Moscou
Saint-Pétersbourg
Chef de département
SM Titov
Sviridov Petr Alexeïevitch
st. Portovaya, d.82, app.17
Lomonossov
Région de Léningrad, 196754
Tampon d'approbation de document- l'exigence d'un document officiel, donnant un caractère normatif ou juridique à son contenu. L'approbation d'un document est une manière particulière de mettre en vigueur un document, d'autoriser sa distribution à un certain cercle d'organisations, de fonctionnaires et de citoyens.
Un document peut être approuvé de deux manières :
officiel (fonctionnaires);
document spécialement publié.
Les deux méthodes d'approbation ont le même effet juridique.
Le tampon d'approbation du document est situé dans le coin supérieur droit du document.
Lors de l'approbation d'un document par un fonctionnaire, le cachet d'approbation doit être composé du mot J'APPROUVE (sans les guillemets), du titre de la personne qui approuve le document, de sa signature, de ses initiales, de son nom et de la date d'approbation.

par exemple

APPROUVER
Directeur général
CJSC "Voiles écarlates"
Signature personnelle I.S. Sergeev
12.01.2011
Il est permis de centrer les éléments par rapport à la ligne la plus longue dans l'attribut « Tampon d'approbation » du document.

par exemple

APPROUVER
Directeur général
Usine de porcelaine CJSC Lomonossov
Signature personnelle I.S. Sergeev
12.01.2011
Lorsqu'un document est approuvé par plusieurs fonctionnaires, leurs signatures sont apposées au même niveau.
Lorsqu'un document est approuvé par une résolution, une décision, une ordonnance, un protocole, le cachet d'approbation est composé du mot APPROUVÉ (APPROUVÉ, APPROUVÉ ou APPROUVÉ), du nom du document d'approbation dans le boîtier instrumental, de sa date, de son numéro.

par exemple

APPROUVÉ
Par décision de l'assemblée générale
actionnaires du 15.09.2010 n° 14
ou
APPROUVÉ
Ordre du président
conseil bancaire
du 01.02.2011 n° 12
Le cachet d'approbation n'est pas présent sur tous les documents.

Exemple de liste de documents à approuver.
Actes (inspections et révisions ; acceptation des installations de construction achevées, équipements ; radiations ; examens, transfert de cas ; liquidation d'organisations, d'institutions, d'entreprises, etc.).
Contrats (sur l'exécution des travaux, la fourniture matérielle et technique, la location des locaux ; sur les livraisons, les contrats, la coopération scientifique et technique, la responsabilité, etc.).
Missions (pour la conception d'installations, d'ouvrages techniques, d'immobilisations ; pour la recherche, la conception et les travaux technologiques ; techniques, etc.)
Instructions (règles) - (officielles ; travail de bureau ; sécurité ; règlement intérieur du travail, etc.)
Normes (consommation de matières premières, de matériaux, d'électricité ; conception technologique ; nombre d'employés, etc.)
Rapports (sur les activités de production, les voyages d'affaires, les travaux de recherche, etc.)
Listes (postes des travailleurs ayant des horaires de travail irréguliers ; entreprises soumises à certains avantages ; documents documentaires standard générés dans les activités des ministères, départements et autres organisations indiquant la durée de conservation des matériaux, etc.)
Plans (production ; construction et installation, conception et étude, travaux de recherche, introduction de nouvelles technologies ; livraisons coopératives de produits ; distribution de produits selon la gamme établie ; revenus du logement et des services communaux, révision ; travaux du collège, scientifiques et conseil technique, avis scientifique, etc.)
Réglementation (sur l'organisation ; unité structurelle ; primes, perfectionnement, etc.)
Programmes (réalisation de travaux et d'événements ; formations, etc.)
Estimations pour la production des oeuvres.
Estimations (coûts pour l'entretien de l'appareil administratif, des bâtiments, des locaux, des structures; l'utilisation des fonds du fonds d'entreprise; pour la préparation et le développement de la production de nouveaux produits; pour la construction d'immobilisations, etc.)
État des normes, branche, spécifications.
Structure et personnel.
Tarifs.
Statuts de l'organisation.
Formes de documents unifiés.
Horaires et modifications de ceux-ci.
Résolution.
La résolution contient une indication concernant la solution (préparation d'une solution) du problème énoncé dans le document.
La résolution, écrite sur le document par le fonctionnaire compétent, comprend les noms, les initiales des artistes interprètes, le contenu de la commande (si nécessaire), la date d'échéance, la signature et la date.

Par exemple:

Zaitseva A.V.
Nikitine P.S.
Merci de préparer un projet
Contrats avec la société "Hermès"
au 21.01.2011
Signature personnelle
Date
Il est permis d'émettre une résolution sur une feuille séparée.
Titre du texte comprend résumé document. Le titre doit être cohérent avec le nom du type de document. Le titre peut répondre à des questions telles que :
de quoi (de qui), de quoi (de qui) ?
par exemple: ordonnance de création d'une commission d'attestation ; description de poste du concepteur principal.
Il est permis de ne pas indiquer l'en-tête du texte des documents rédigés sur des en-têtes de format A5.
Marque de contrôle pour l'exécution du document, ils sont désignés par la lettre "K", le mot ou le cachet "Contrôle".
Le texte du document est rédigé dans la langue officielle de la Fédération de Russie ou dans les langues officielles des entités constitutives de la Fédération de Russie conformément à la législation de la Fédération de Russie et des entités constitutives de la Fédération de Russie.
Les textes des documents sont rédigés sous la forme d'un questionnaire, d'un tableau, d'un texte cohérent, ou sous la forme d'une combinaison de ces structures.
Lors de la compilation du texte sous forme de questionnaire, les noms des caractéristiques de l'objet caractérisé doivent être exprimés par un nom au nominatif ou une phrase avec un verbe à la deuxième personne du pluriel du présent ou du passé ("avoir", "posséder" ou "étaient", "étaient", etc. .). Les caractéristiques exprimées verbalement doivent être cohérentes avec les noms des signes.
Les colonnes et les lignes du tableau doivent avoir des en-têtes exprimés par un nom au nominatif. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être cohérents avec les titres.

Si le tableau est imprimé sur plusieurs pages, les colonnes du tableau doivent être numérotées et seuls les numéros de ces colonnes doivent être imprimés sur les pages suivantes.
Texte connecté se compose généralement de deux parties.
La première partie indique les raisons, les motifs, les objectifs de la rédaction du document,
dans le second (final) - décisions, conclusions, demandes, suggestions, recommandations.
Le texte peut ne contenir que la partie finale (par exemple, commandes - la partie administrative sans mention ; lettres, déclarations - une demande sans explication).
Dans le texte d'un document préparé sur la base de documents d'autres organisations ou de documents précédemment publiés, leurs détails sont indiqués:
Titre du document ;
nom de l'organisation - l'auteur du document;
la date du document;
numéro d'enregistrement du document;
titre au texte.
Si le texte contient plusieurs décisions, conclusions, etc., il peut être divisé en sections, sous-sections, paragraphes numérotés en chiffres arabes.
Dans les documents (commande, instructions) organisations opérant selon les principes de l'unité de commandement, ainsi que des documents adressés à la direction de l'organisation, le texte est indiqué à la première personne du singulier («je commande», «offre», «s'il vous plaît»).
Dans les documents organes collégiaux le texte est indiqué à la troisième personne du singulier (« décide », « décide »).
Dans les documents communs, le texte est indiqué à la première personne du pluriel (« nous ordonnons », « décidé »).
Le texte du protocole est indiqué à la troisième personne du pluriel ("écouté", "parlé", "décidé", "décidé").
Dans les documents établissant les droits et obligations des organisations, leurs divisions structurelles (règlements, instructions), ainsi que contenant une description, une évaluation des faits ou des conclusions (acte, certificat), utilisez la forme de présentation du texte à partir de la troisième personne du singulier ou au pluriel ("le département exerce des fonctions", "l'association comprend", "la commission a créé").
Utilisé dans les lettres les formulaires suivants déclarations :
- de la première personne du pluriel (« veuillez envoyer », « envoyer pour examen ») ;
- de la première personne du singulier ("je l'estime nécessaire", "je vous demande de mettre en évidence");
- de la troisième personne du singulier ("le ministère ne me dérange pas").
Marquage de la présence de l'application, nommés dans le texte du document, sont rédigés comme suit :
Application : pour 5 litres. en 2 exemplaires.
Si la lettre comporte une pièce jointe non nommée dans le texte, indiquez alors son nom, le nombre de feuilles et le nombre d'exemplaires; s'il y a plusieurs demandes, elles sont numérotées ,

Par exemple:

Applications.
1. Règlement sur le Département régional des prêts pendant 5 ans. en 1 exemplaire.
2. Règles de préparation et d'exécution des documents de la Direction Régionale du Crédit pour 7 feuilles. en 2 exemplaires.
La marque est placée à partir du paragraphe à partir de la marge gauche du document sur trois intervalles.
Si les annexes sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué.

Chaque responsable du personnel en cours de travail doit rédiger un grand nombre de documents du même type, et ces documents doivent être rédigés correctement et uniformément. Bien entendu, la législation définit la procédure de base pour remplir les formulaires unifiés, les cahiers de travail, le contenu du contrat de travail. Mais afin d'organiser le travail avec des documents dans votre entreprise, il est conseillé d'élaborer une instruction sur la gestion des dossiers RH et un calendrier de flux de travail.

Pour la formation du flux de documents du service du personnel
* liste des documents personnels requis, types et variétés de documents personnels
* nomenclature des cas
* regroupement de documents en cas
exigences pour l'exécution de la documentation du personnel, donnant aux documents force de loi
- Suite 1 options de conception
* instruction sur la gestion des dossiers du personnel
* préparation des dossiers du service du personnel pour transfert aux archives de l'organisation, périodes de stockage
* la responsabilité de l'employeur en cas de violation des exigences de tenue des dossiers du personnel

Quelles sont les exigences pour la gestion des dossiers du personnel

Extrait de l'article 11 de la loi fédérale n° 149-FZ :

1. - La législation de la Fédération de Russie ou l'accord des parties peut établir des exigences en matière de documentation des informations.
2. - Dans les organes exécutifs fédéraux, les informations sont documentées de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie. Les règles de travail de bureau et de flux de documents établies par d'autres organes de l'État, les organes gouvernementaux locaux relevant de leur compétence doivent se conformer aux exigences établies par le gouvernement de la Fédération de Russie en termes de travail de bureau et de flux de documents pour les organes exécutifs fédéraux.

Règles documentaires

Documentation électronique

Donner force de loi aux documents

SARL "Mayak"
Comptabilité
Économiste en chef
V.M. Kochetova

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